XX公司
办公用品物资管理办法
第一章 总则
第一条 目的
为规范XX公司（以下简称“公司”）办公用品、设备的申购、使用、保管、维修、报废等管理行为，本着提高办公效率和设备有效利用率，统一规范管理的原则，特制定本办法。
第二条 适用范围
日常办公用品主要是指以下三类办公用品： A 类 低值易耗品类
铅笔、橡皮、签字笔芯、刀片、胶水、胶带、大头针、曲别针、订书钉、图钉、橡皮筋、复写纸、印油、帐页、账本、粉笔、墨水、纸杯等。
B 类 限额使用消耗品类
签字笔、白板笔、修正液、文件夹、票夹、电池、信封、信纸、激光笔、稿纸、复印纸、传真纸、墨盒、色带、硒鼓等。 C 类 非消耗品类
剪刀、直尺、订书机、饮水机、优盘、计算器、硬盘等。 (一) 办公设备主要包括电话、计算机、打印机、复印机、传真机、投影仪、照相机、摄像机、空调以及办公家具（如办公桌椅、文件柜）和公共设施等。
(二) 办公用物资采购包括会务接待用香烟、酒水、饮料及水果茶点，以及公司组织的会展、会务用的其他物资（如纪念品、奖品等）
等。
第三条 相关部室职责
(一)办公室：主要负责办公用品、办公设备及办公用物资的采购、入库验收、发放、管理等事宜；负责电脑、打印机等信息设备的采购和维护、维修等事宜。
(二) 设备使用部室：主要负责办公用品、设备的申领、使用、保管、报修等事宜。
第二章 办公用品、设备管理规定
第四条 办公用品、办公设备和办公用物资的采购管理 (一) 办公用品、办公设备及办公用物资原则上实行集中管理，其采购、入库、验收、配送和盘点等工作由办公室依程序负责办理。 1．各部室应在每月20日前将下一月办公用品、设备和物资需求计划申请单报办公室，以便制订计划统一采购；逾期不报视为无需求。 2．采购根据各部室需求及库存情况，确定订购数量，并比选供应商，统一组织采购。
3．所订购的办公用品送到后，办公室进行验收，核对品种、规格、数量与质量。
4．办公室安排专人负责填写出入库单，并做好领用登记台账。 (二) 办公设备的采购经公司领导审批后由办公室依照采购程序负责采购和管理。
(三) 对于临时增购的办公设备需经总经理审批同意后方可采购。
(四) 对临时需求的办公物资（如印刷服务、礼品需求等），经相
关领导审批后由办公室依照程序进行采购。
第五条 办公用品、设备和物资的配送、保管、保养、维护和使用
(一)办公室物资保管员根据审批后的《办公用品需求计划表》进行配送发放，并做好登记（登记分发日期、名称、数量以及领用部门和领取人等信息）。
(二) 办公用品、设备由相关部门指定专人负责领用和保管。其中：计算机、办公桌椅等日常办公设备根据工作性质和岗位配置到人，由使用人负责保管，使用人或使用部门在使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照规程操作使用，各部门负责人做好监督检查。 (三) 办公设备的保养和维护管理。
1．公司各类设备的定期保养、大修等，由办公室统一组织实施。 2．使用和保管人应对办公设备进行日常检查维护，出现问题及时向办公室申请报修。
（1）设备发生故障，使用人应填写《设备维修单》，经负责人签字确认后，交办公室审批。
（2）在保修期之内的设备，办公室应联系供应商进行维修。保修期之外的设备，按照比选确定的办法，选择正规维修商且最经济实惠的方式进行维修。按照维修的真实情况，填写《设备维修单》中的“维修记录”。
（3）所有办公设备的维修必须建立完整的维修档案，由办公室统一管理，主要包括设备编号、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等，并由办公室派专人定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服措施，通知设备
使用部室加以防范。
(四) 办公设备的使用管理规定 1．电话、传真机使用管理
（1）电话机由使用部室统一负责管理。使用人通话时应简洁扼要，以免耗时占线，出现浪费，并禁止因私事拨打电话。
（2）传真机不得用于传送个人材料，接收的机密文件需经公司领导审批后流转。非工作时间，传真机设置为自动接收，以防止遗漏重要文件。
2．打印机、复印机使用管理
（1）打印机、复印机由专人负责管理使用，外来人员不得擅自使用。
（2）打印、复印人员要严守文件内容，做到不泄漏、不失密。
3．其他办公设备使用管理
（1）办公桌椅、文件柜及其他公共办公设备由使用部室和归口管理部室负责管理。
（2）归口管理部室应定期对办公设备要定期进行养护，以免老化而影响使用。
（3）归口管理部室和使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失，要追究相关责任人责任。
第六条 办公用品、设备及物资的使用管理监督
(一) 办公用品、设备的使用应树立环保、节约成本意识，尽量采取各种适当措施充分利用各类办公用品和设备（如复印纸双面使用、硒鼓加墨等）。
(二)办公室对所有办公设备每半年组织抽检一次，每年会同商务
合约部进行一次盘点核对。如因使用或保管不善造成办公设备的损坏或遗失，由相关责任人赔偿。
(三)办公室负责对办公设备使用情况进行不定期检查，对违规使用人员有提请处罚的权力。
(四) 财务部门应定期监控各部室管理费用使用情况，从成本管理的角度对部室进行监督管理。
第三章 附则
第七条 本办法自印发之日起实施，由XX公司负责解释。
