QP-01文件及记录控制程序

深圳市蜀丰科技有限公司 文件及记录控制程序 文件编号 文件版本 生效日期 页 码 SF-QP-01 A/0 2017-7-1 2/10 一、目的：

对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。

二、范 围：

本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三、定义：

3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类： a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。 b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。 c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。受控文件盖有“受

控文件”的印章。

3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件

取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件”的印章。 3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。

四、职责：

4.1文控:公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。整理公司受控文件

目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。公司各类文件格式的保存。

4.2文件接收部门:文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保

所使用的文件为最新有效状态。受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。 4.3文件的编制/审批权限

文件名称 质量管理手册 程序文件 标准、规范、作业指导书 记录表格

编制人员 管理者代表 各相关部门负责人 各相关部门人员 使用部门 审核人员 管理者代表 管理者代表 部门负责人 / 批准人员 总经理 总经理 管理者代表 部门负责人 深圳市蜀丰科技有限公司 文件及记录控制程序 文件编号 文件版本 生效日期 页 码 SF-QP-01 A/0 2017-7-1 3/10 五、文件管理流程：

流程 5.1 文件格式确定 流程说明 责任人 输出记录 1.文控负责制订文件（各类文件）格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号等等，工程技术资料根据客户要求制定。 2.管理者代表负责确认所有文件格式，并最终定稿。 3.由文控将最终定稿文件的格式存放于电脑服务器享或邮件给各单位，各部门编制文件的时候按照格式排版。 1.各部门负责人根据标准条款要求及公司的实际情况而编写相应的文件，编写的文件应满足符合性、可操作性、协调一致性。 管理者 代表 各类文件 格式样本 5.2 文件编制 各部门负责人 程序文件 作业指导书 1.各部门的文件由文控进行格式确认，确认内容不少于如下项目： a.文件的格式 b.文件的标题 c.修订版本及修订内容（如无版本的文件可省此项） 5.3 d.文件编写批准及会签者签字。 文件审批 e.生效日期（如无生效日期，以最后批准日为生效日期）。 2.文控格式确认无误后，对文件进行编号，编号规则按《附件—文件编码原则执行》执行。 3.为保证文件的完整性和有效性，由文控确认好格式的文件按照4.3要求将文件交相关负责人审批。 1.由各部门负责人签字好的体系文件（一、二、三阶文件）的原稿及电子档保存在文控处。 2.文控将公司的体系文件（一、二、三阶文件）登记在《管制文件一览表》上。 5.4 3.保存在公司服务器内的体系文件，仅文控有权进行操作，并文件归档 每季度对其进行备份。技术文件按项目编号进行归档。保留文件用专门文件柜存档。 4.借阅文件需填写《借阅登记表》，由文控跟进借出的文件及时归还到文控中心。 文控 质量管理手册 程序文件 作业指导书 文控 管制文件清单 借阅登记表 1.管理者代表确定文件分发范围，由文控复印，盖“受控文件”印章，要求相关部门领用人员签收。其中不需发放到生产现管理者5.5 场的体系文件如手册、程序文件、岗位职责与任职要求、部代表 文件发放 分工作文件等可进行电子档发放。 文控 2.公司内所有部门使用的文件必须是盖有红色“受控文件”印章的文件，如文控发现是复印件，文控有权收回销毁。 5.6 参考文件发放 1.在短时间（一个月内）仅作参考等目的需求的，需求部门可申请分发非受控文件使用。文控加盖“参考文件“印章并在文件上注明生效日期和作废日期后分发。到作废日期后由使用部门自行作废处理。 文件分发 回收记录 文控 文件分发 回收记录 深圳市蜀丰科技有限公司 文件及记录控制程序 文件编号 文件版本 生效日期 页 码 SF-QP-01 A/0 2017-7-1 4/10 1.文件更改时，由申请人填写《系统文件签呈单》并说明原因，必要时需与相关部门进行沟通协调后进行更改，所有变更的文件需经部门主管审核管理者代表批准后由文控执行； 申请人 2.当文件中某一页或几页需要修改时，注明修改内容，更新版5.7 本。当文件修订达9次或超1/3版面内容时，直接升级版本； 管理者文件更改 3.更改后的文件须经过4.3要求将文件交相关负责人审批后由代表 文控员下发。 4.当文件有变更后，文控需将《管制文件一览表》中的信息也文控 应及时更新。并更新相应的网络信息，确保文件在网络上为最新版本。 1.旧版文件或被取消文件由文控负责回收，在受控印章附近加盖“作废文件”印章进行作废。 2.旧版受控文件的原稿在首页加盖“作废文件”印章，并注明旧版存档（保留时间由文件编制部门确定，一般不少于3个5.8 月，也可根据需要随时作废保留资料，技术文件不得低于半文控 文件回收 年）。 3.由于其他原因文件要作废时，由编制部门提出申请，填写《系统文件增/修/删/补申请表》，由管理者代表审批后由文控执行并将《管制文件一览表》中的信息也应及时更新，并更新相应的网络信息，确保在网络上为最新有效版本。 1.当文件遗失或破损, 如需补发,由申请人填写《系统文件签呈单》，注明补发，交管理者代表审核，文控按5.5要求执行。5.9 破损文件交由文控回收作废，并补发。若遗失的文件寻回，文件补发 应及时交还给文控中心销毁处理。 2.新版文件发放时，发现旧版遗失, 无需补发，但需由原收文单位在《系统文件签呈单》上注明遗失情况并签字。 1.由管理者代表在内部审核后或管理评审后组织相关单位进行文件评审。 5.10 2.原拟制单位自行评审，认为不够完善的文件进行重新修订。 文件优化 3.当体系运行不够顺畅时，由管理者代表组织相关部门对文件进行评审； 1.各部门收集/识别的外来文件及相关知识、外来技术文件、行业标准、客户及供应商标准等，注明转发范围、由文控登记于《外来文件一览表》并编号、存档、由文控在上面盖上“外来文件”的印章，按照5.5要求进行发放； 2.无论研发中心或市场部等相关人员接到客户样品，统一转与文控进行管理。由文控建立《外来文件一览表》，对样品进行标识为“客户样件”后，放在客户封样柜中保存。相关人员若需使用客户样品，需在文控处《借阅登记表》上进行登记，办理借阅手续，用完及时归还。 申请人 管理者代表 文控 文件变更申请表 管制文件清单 文件变更申请表 管制文件清单 文件变更申请表 文件发放回收记录表 管理者代表 / 5.11 外来文件控制 文控 外来文件一览表 借阅登记表 深圳市蜀丰科技有限公司 文件及记录控制程序 文件编号 文件版本 生效日期 页 码 文控 管理者代表 SF-QP-01 A/0 2017-7-1 5/10 5.12 电子文件控制 1.所有受控文件最新版本电子文档由文控保存在服务器中相应途径，文控需及时将电脑中的电子文档更新，并及时更新《管制文件一览表》，服务器应定期杀毒以防止文件被破坏，必要时，管理者代表每季度用电脑备份最新体系文件。 1.各部门负责人(或授权人)不定期检查各部门文件的执行状5.13 况。 文件使用 2.内部审核时全面检查文件的使用，执行情况。 状况检查 3.对于检查发现不符合要求的，由检查人员提出《纠正措施报告》，由责任人回复，管理者代表确认效果； 管制文件清单 各部门负责人 审核员 纠正预防措施报告 六、记录管理流程：

流程 流程说明 责任人 输出记录 6.1 表单设计 6.2 表单审批 6.3 表单编号 6.4 表单填写 1.由文控设计的表格的格式，设计时要注意美观性，如：表单抬头、字体大小、文件编号位置、表格板式等，由管理者代表审核后做为本公司的唯一表单格式。 2.各部门按照表格格式要求，根据文件的要求确定表单名称，根据日常工作的需要确定表格的内容。 1.各部门负责人对表单内容的适用性进行评审。 2.文控对表单是否按规定格式要求进行确认。 3.评审合格则进入下一流程，评审不合格则退回责任单位由责任人进行修改，直至评审合格为止。 1.评审合格的表格按照“附件--文件编码规则”规定的要求由文控进行编号。由文控保存一份电子档，并将表单登记到《质量记录一览表》中。 2.无编号的表单不能在现场使用。 1.所有质量记录不得用铅笔填写，可采用钢笔或碳水笔填写，字体要正确、清楚，不得遗漏，应能准确识别并有授权人签字或盖章。 2.记录填写要完整、详细、如不须填写项目，可以在栏内以“/”表示。 3.各种记录填写的内容需更改时，可以在错误处画“/”应当由更改者在更改处签字或盖章。 各部门负责人 表格样本 各部门负责人 文控 各部门表单 文控 质量记录一览表 各表单记录填写人 各部门表单 6.5 1.各部门依据本部门的记录一览表进行收集，每月底对各项记表单收集 录进行归档并进行标识，以便查阅； 1.各部门每月底归档的记录按《质量记录一览表》里规定期限6.6 要求对本部门各类记录进行保管。 表单保管 2.记录的防护须注意避免返潮、损坏、防水、防火、遗失等，对于电子文件的记录表应作好备份，定期对电脑进行杀毒。 1.当客户、供应商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关部6.7 门人员陪同，记录负责人应能迅速提供相关记录。 表单查阅 2.当公司内部查阅和追溯相关记录时，各部门记录负责人应能找出所要查阅和追溯的记录。 各部负责人 各部负责人 各部门表单 各部门表单 各部负责人 各部门表单 深圳市蜀丰科技有限公司 文件及记录控制程序 文件编号 文件版本 生效日期 页 码 SF-QP-01 A/0 2017-7-1 6/10 6.8 表单保存时间 1.公司各部门记录的保存时间必须满足、安全和法规及顾客的要求，与产品的生命周期相适应，由文控在《质量记录一览表》中明确各类记录的保存时间，经管理者代表审核后各部门按照规定的要求进行保存。 记录保管人 质量记录一览表 1.各部门文件记录负责人按规定的保管期限进行保存，对于已过保存期限且无继续保存价值的文件记录，由部门文员填写6.9 《系统文件增/修/删/补申请表》，经部门负责人确认后，呈记录保表单销毁报管理者代表批准，并确定处理方式。对于仍需保存的记录，管人 处理 按6.6要求执行。 2.处理方式包括：碎纸机碎纸、烧毁、卖废纸、做二手纸等方式，具体的按照要求执行，处理工作必须由2人以上进行。 1.表格的修改由各部门的表格使用人填写《系统文件增/修/删/补申请表》，由各部门主管审核，管理者代表审核后交文控执行； 2.当表格中内容只做少量修改时，只需要变更表单版次，当表6.10 各部门格修订达9次或超1/3版面内容时，直接升级版本； 表单更改 负责人 3.当表单有变更后，文控需将《质量记录一览表》中的信息也应及时更新。并更新相应的网络信息，确保表单在网络上为最新版本。 4.新版表格正式使用时，各部门应把旧版表格作废。 6.11 表单印刷 1.当表格使用量较大时，由部门负责人填写《请购单》，经管理者代表审核后，交由采购进行采购。 2.不经常使用的表格或偶尔使用的表格，直接用打印机打印。 各部门负责人 文件变更申请表 文件变更申请表 质量记录一览表 请购单 七：组织知识管理流程

流程 流程说明 责任人 输出记录 7.1 1.知识管理负责人进行知识管理统筹策划，确定知识管理的总知识管理 体思路、目标目的、流程，明确组织的知识来源。 的策划 7.2 1.公司积极倡导员工终身学习和全过程学习；提倡“干中学，知识管理 学中干”，即在工作的过程中寻找解决问题的思路和方法并不的总体思断积累；同时制定奖励机制激发中工的知识创新，鼓励员工路 勇于试错，并愿意承担员工的创新风险。 7.3 1.培训知识型员工，提高员工素质及工作效率；创建学习型组知识管理 织，应对不断变化的需求和发展趋势，促进公司的可持续发的目标和展，并获得合格的产品和服务；避免由于员的更替或未能及目的 时的获取和共享知识信息，导致知识的损失。 7.4 1.知识管理流程分为知识分类、知识获取、分析评价确认、知知识管理 识入库（储存）、编码、知识推广共享、知识的更新、知识的的流程 保持（保护）。 管理者代表 / 各部门负责人 / 各部门负责人 / 各部门负责人 / 深圳市蜀丰科技有限公司 文件及记录控制程序 文件编号 文件版本 生效日期 页 码 SF-QP-01 A/0 2017-7-1 7/10 7.5 组织知识来源 7.6 知识分类和代码 7.7 知识代码说明 7.8 知识的获取 1.内部来源知识包括：知识产权；从经验获得的知识；从失败和成功项目吸取的经验教训；获取和分享未成文的知识和经验；过程、产品和服务的改进结果、企业标准、技术文件、各部门负比较信息资料、各类基础数据资料、培训教材等。 责人 2.外部来源知识包括：标准；学术交流；专业会议；从顾客或外部供方收集的知识。还包括来自机构、行业协会、相关组织、上级公司、合作伙伴及其他相关的知识。 1.公司参考知识管理的国家标准、卓越企业的管理经验，确定知识分类表，见附件二《知识分类表》。针对某一具体类别可能既涉及内部来源也涉及外部来源，如比较信息资料涉及内管理层 部来源，即公司的过程、产品和服务的改进结果（与历史比），也涉及外部来源，即从顾客、竞争对手、行业标杆、外部供方收集的知识人（与相关方比）。 1.对于公司现有各类管理体系的文件，其知识代码可延用现有编号，不再另行标注，由文控统筹管理。知识分类可能会出现交叉情况，某些知识可以划入多个类别，可能会同进具有文控 二个或以上知识代码，目的是为了提高计算机多途径检索知识的便利性。 1.采购部负责收集外部供方知识；业务部负责收集管户知识；品质部负责经验资料的收集；行政部等负责法律法规的收集；工程、品质部负责企业标准、改进成果资料、基础数据资料各部门 等的收集；工程部、业务部和财务部负责比较信息资料的收集；行政部负责培训教材的收集。 1.文控负责知识库的建立 ，首次建立知识库时，各部门将收集的相关知识份类汇总后交文控统一分析评价，由管理者代表确认后归档，以后新增的知识资料应由各部门提交体文控组织相关人员进行分析评价，经知识管理者代表确认后主归档。知识库包括电子文档保存在知识库专用电脑（保持异地备份）；非电子文档的知识资料保存在文控处。 1.文控对确认后的知识进行编码，归入知识库统一管理。按编码进行归类。见附件二《知识分类表》 1.管理者代表负责拥有知识的推文与共享，文控建立完整的知识库的检索指引，包括如下信息：名称、分类、知识编码、保存方式、入库时间等，并及时更新。知识库的检索指引发布在内部网络或通过邮件发给各部门，各部门组织本部门员工通过知识库检索指引寻找和学习分享知识。 2.行政部会同各部门，采用各级会议，内部网络，内部报刊杂志，内部培训，宣传栏等途径，将体系运行所需的知识在各层次的员工中进行分享；同时，公司与客户，外部供方以及其他合作伙伴共同分享相关知识，以完成对公司知识推广，充分发挥知识的价值。 / / / / 7.8 知识的分析评价 各部门 / 7.9 知识库的建立 文控 知识分类表 7.10 知识推广与共享 文控 管理者代表 / 深圳市蜀丰科技有限公司 文件及记录控制程序 文件编号 文件版本 生效日期 页 码 SF-QP-01 A/0 2017-7-1 8/10 7.11 知识的更新 1.公司为应对不断变化的组织环境带来的需求和发展趋势，定期或不定期对知识的充分性、适宜性、有效性进行评审，及时发现组织的知识缺口，即组织现有知识与实现期组织目标所呢要的知识之间存在差异，从而识别出知识更新或增加的需求，由体系部组织相关部门按前述相关要求重新进行知识获取或接触更多必要知识、入库和推广共享。 2.对于员工自主创新对应知识的更新经确认后可直接填写《知识清单》，体系部组织相关人员进行分析评价后，提交知识管理负责人确信后归档。 1.公司在创新、积累、分享和使用知识的同时，应采取措施做好知识的保持、保持、保密工作，与主要管理人员签订保密协议，维护好公司拥有的知识，保护好知识产权，防止知识非预期的损失。总经理负责保密知识的管理及相应制度的建立。 文控 知识清单 7.12 知识的保护 文控 / 八、相关记录：

8.1《管制文件一览表》

8.2《系统文件增/修/删/补申请表》 8.3《系统文件签呈单》 8.4《外来文件一览表》 8.5《质量记录一览表》 8.6《借阅登记表》 8.7《请购单》

深圳市蜀丰科技有限公司 文件及记录控制程序 文件编号 文件版本 生效日期 页 码 SF-QP-01 A/0 2017-7-1 9/10 九、附件一：文件编码规则 SF-公司英文缩写

 质量管理手册（一级文件）的编号：

SF-QM-01

手册流水号 质量管理体系

 管理程序文件（二级文件）的编号:

SF-QP -XX

流水号(01、02…) 质量管理体系程序文件

 作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:

XX– XXX

流水号(001、002…)

三级文件各部门代码

产品技术图纸的编号根据客户或产品的要求进行编号

 表格及记录（四级文件）的编号:

XX-XXX

表格流水号(001、002…)

部门代码

 部门代码：

部门 名称 部门 代码 综合管理管理层 业务部 部 工程部 生文控产品质部 采购部 中心 部 SC QC QCC CG MR RD HR SA

深圳市蜀丰科技有限公司 文件及记录控制程序 文件编号 文件版本 生效日期 页 码 SF-QP-01 A/0 2017-7-1 10/10 十、附件二：知识分类表

知识分类 法规 企业标准 比较信息资料 基础数据资料 知识代码 A B C D 相关说明 与公司经营相关的国家、地方、当地和法规 分外来标准和企业内部标准，包括技术标准、管理标准和工作标准 考察调研报告、项目研究报告、同行业资料、专业会议、学术交流、竞争对手、行业标杆和其他相关方的研究资料 使用说明书、产品性能说明书、产品故障分析、其他产品数据资料 为鼓励员工发挥聪明才智和提出创造性观点，公司通过奖励机制，鼓励员工参加项目研究，开展提案改进，由此产生的改进结果，包括提案报告，成果报告，QC小组报告和其他知识产权等； 公司体系运行过程（如设计、服务、检验）中获得的成功经验和失败教训，包括未成文的知识和经验；如客户投诉处理报告、失效分析、各类改进措施，总结报告 与客户学习和交流所收集的关于产品知识，技术知识等相关信息 与供方和合作伙伴学习和交流所收集的关于产品知识，技术知识以及其他相关信息等 是公司内部知识积累的重要形式，涉及公司管理、检验、维护、安全、环保等各方面经验的积累，是组织内部培训，提高员工技能的重要参考依据 公司通过参加学习，交流、培训所获得的培训教材 改进成果 E 经验资料 F 客户知识资料 供方和合作伙伴知识资料 内部培训教材 G H I 外部培训教材 J