浅议档案管理理论对档案数据库建设的影响

作者：张娟

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第1期

文/陕西工业职业技术学院 张娟

【摘要】本文以档案管理理论为基础对档案数据库建设的影响，以及档案数据库建设的策略进行分析与探讨，旨在不断提高档案工作管理水平。

【关键词】档案管理；档案数据库建设；影响；策略

一、传统的档案管理理论面临的机遇和挑战

当前信息化时代，档案管理面临的机遇和挑战同时存在。

一方面，社会环境发生了巨大变化。当前我国社会各项事业快速发展，物质文明建设与精神文明建设相互促进、协调发展，这为档案管理工作奠定了坚实的基础，提供了和谐的社会大环境。同时，随着社会、经济的发展，国际交流与合作不断展开，档案管理也促使学科之间、行业之间、国家之间的交流与合作越来越深入，有助于推动档案管理实现创新发展。

另一方面，现代信息技术的快速发展，对于传统的档案管理模式也带来了一定的冲击。如，传统的档案管理主要是对纸质档案进行管理，管理方法比较陈旧，档案管理人员的思想观念落后，有的管理人员甚至认为自己的工作是铁饭碗，没有积极结合时代的发展而改变自己。因此，在信息技术已经成为社会的主流，在档案管理过程中，任何一个管理人员都必须要加强对信息技术、计算机技术、通信技术的研究和应用，并且以此提高档案管理水平。

二、档案管理理论对档案数据库建设的影响

（一）逻辑主义分类思路对档案数据库内容的影响。在档案管理理论中，逻辑主义分类思路是一个十分重要的理论，对于档案的内容建设有十分重要的意义。档案信息化发展过程中，内容依旧是十分重要的部分，逻辑主义分类思想可以对档案数据库中的档案内容的整理提供相应支持，使得档案数据库中的内容更合理、更完善，分类更详细。

（二）电子文件管理理论带来的影响。电子文件管理是当前档案信息化建设过程中的一项重要内容。电子文件是对各种业务活动及其成果进行记录的文档，必须要保证真实、完整，具有可用性。档案数据库的建设以及应用，都必须要建立在电子文件理论的基础上，电子文件从形成到应用，到销毁或者保存，都是一个完整的运动过程，要对电子文件的全生命周期进行管理。这一理论在档案数据库建设过程中的应用也体现出档案管理的完整性和周期性。

三、档案数据库建设的方法与策略

（一）提高档案管理的规范性。随着社会的不断发展，各行各业的发展也十分迅速，产生了很多档案信息。不同的部门都会产生大量档案信息，比如人力资源部门、生产部门、营销部门等，都会产生不同的档案信息。为了对所有档案信息资源进行充分利用，为学校的发展提供信息支持，必须要制定档案管理规范与制度，使得档案内容更科学、合理，特别是在信息化背景下，对于一些电子化档案文件信息，必须要制定明确的管理规范要求。另外，为了提高管理的规范化程度，还应该要根据不同的档案制定分类大纲，对不同的档案划分好具体的保管期限，

在日常经营过程中根据新产生的档案信息，对档案数据库的内容进行填充和完善，以提高档案的规范化程度。以学校档案管理为例，学校的档案资源是服务于教学管理、科学研究的，随着学校的不断发展，产生的档案信息资源也越来越多，为了进一步提高档案管理水平，档案室必须要学会利用信息化技术对档案资源进行科学分类，如教学档案、人事档案、行政档案等，要分类管理，为教育教学以及学校发展提供数据支持。

（二）加强档案数据库的安全管理。在信息化时代，信息安全是一个十分重要的问题，档案管理过程中也必须要考虑到信息安全问题。因为存在网络安全漏洞，所以在档案资源的存储、传输、使用等过程中很容易出现信息丢失，对学校的发展产生了极大影响。加强档案资源安全管理也是档案管理信息化建设过程中的重要内容，安全管理可以确保各种档案信息被安全地传输、保存和利用，从而减少档案丢失、档案泄露等问题。在档案数据库的建设和使用过程中，一方面要积极加强对档案信息系统的安全监管，管理人员要具备安全意识，从源头上减少安全问题的发生。另一方面，要加强安全防护技术的应用，比如设置防火墙、安全登录控制等，确保档案信息系统安全。

（三）提高档案管理人员的综合能力水平。档案数据库的建设、应用以及档案信息化管理，都需要一支高素质队伍。现阶段的档案管理人员的信息化技术水平还有待提高，这对于档案的信息化管理质量产生了较大的影响。要招聘一支高素质管理队伍，同时要在日常工作中加强对档案管理人员的培训和教育，从技术教育与职业道德教育两方面着手，提高档案管理人员的责任意识、业务水平。

四、结语

综上所述，21世纪是信息化时代，在信息化技术不断发展和应用的过程中，各行各业都发生了很大的变化，档案管理作为我国社会、经济发展过程中的重要内容，在信息化背景下，档案管理也逐渐实现信息化发展，档案数据库成为档案信息化管理背景下的一种重要形式，而且电子档案资源越来越多，为人们充分利用各种档案资源奠定了坚实基础。在档案信息化发展过程中，必须要从多方面着手，加强对档案数据库的建立，并且安排专业人员对档案数据库进行管理，提高档案利用效率。

【参考文献】

[1]刘春节.档案管理理论对档案数据库建设的影响分析[J].决策与信息旬刊，2016(8).

[2]张园园.档案管理信息化建设对策思考[J].理论观察,2017(6).

[3]肖丽萍.档案管理理论与档案数据库建设研究[J].科学与财富,2017(19).