声像档案Ａｕｄｉｏ．Ｖｉｓｕａｌ Ａｒｃｈｉｖｅ 声像档案管理模式研究 ■周楠 航空工业计量所 摘要：声像档案是档案资源体系中的重要组成部分，直观 生动地记录着单位及个人在科研、生产、建设、经营和管 理等各方面的活动。因此，要高度重视声像档案所发挥的 重要作用，做好声像档案工作。随着科技的发展以及企业 职能的变化，传统的声像档案管理模式已经显现出诸多弊 端，笔者通过分析传统的声像档案管理模式，提出了需要 改进和调整声像档案管理的思路和方法。 关键词：声像档案；管理模式 声像档案是档案资源体系中的重要组成部分，与 纸质载体档案相比，具有生动再现历史场景、真实记 载发展历程的作用，能够为宣传展览、编史修志工作 增添可视化的素材。科技的发展使声像资料大量产生， 给声像档案工作带来了诸多挑战，传统的声像档案管 理模式已经显现出诸多弊端，改变这种管理模式十分 迫切。 一、传统声像档案管理模式的弊端 （一）成类 传统的管理思维模式下，大多数单位都将声像档 案作为～个门类，专门设置专兼职档案管理人员单 独管理。声像档案与其他门类档案之间是一种并列的关 系，鲜有关联。这种分类方式主要关注到了声像档案记 录载体的特殊性和保管要求的不同，却忽略了与其他门 类档案之间的联系，将声像档案孤立起来，人为割断了 与其他门类档案之间的来源联系、时间联系、内容联系 等。声像档案产生于特定的活动中，但在活动中不仅产 生了声像档案，根据活动类型的不同还会产生文书档案、 基建档案、科研档案、设备档案等类型的档案，活动过 程中形成的各种门类和载体记录都来源于同一时间、同 一主体、同一事件，将声像档案与其他类型档案分而治 之破坏了档案的完整性、系统性。 （二）集中归档 多数单位都设置了集中摄录部门，各部门有拍摄 需求时，向摄录部门提出申请，经审批后，摄录部门 的拍摄人员按照提供的时间、地点要求进行拍摄，拍 摄完成后，拍摄人员对拍摄内容进行整理著录，最终 移交档案部门。 这种归档模式便于操作和管理，在一定程度上解 决了声像档案收集渠道分散、归档困难的问题，但也 产生了明显的弊端。第一，收集不齐全。在过去科技 相对落后、物质相对匮乏时期，并不是每人都拥有摄 录设备，这种方式解决了声像档案管理初期的摄录问 题，集中摄录便于齐全地归档。随着信息化技术的发展， 各种电子产品层出不穷，手机基本都具备了照相、录 音、录像等功能，人人都可以成为拍摄者，这就造成 了一些部门不通过摄录部门拍摄，而是自行拍摄，导 致很多有保存价值的声像材料没有归入档案部门手中。 第二，拍摄被动。这种模式下只有各部门先提出需求， 摄录部门才会进行摄录，若没有提出需求，摄录部门 便不可能进行摄录，这种被动的拍摄方式对申请者的 档案意识要求较高。但事实上，大多数员工关注于自 身业务较多，很多时候意识不到要留存影像资料。第 三，著录不全面。由于拍摄人员并不是活动的参与者， 并不了解拍摄的具体内容、背景信息等，只是按照拍 摄前提交的摄录申请表中的信息进行简单的著录，这 就造成了著录信息不完整、不全面。 （三）缺少细则 大多数单位的声像档案管理制度只是照搬了国家 或行业的管理办法以及归档范围，并未细化每类活动 的摄录要求，例如拍摄哪些场景、哪些人物、拍摄几 张等。声像档案拍摄缺少标准，导致归档较为随意， 处于摄录多就多归档，摄录少就少归档的状态，感觉 只要进行了摄录就算完成了任务。加之，摄录人员大 多是非专业非专职人员，技术水平有限，很可能对摄 － 走档重２０１８ ０３／２０ ｕｄｉｏ—Ｖｉｓｕａｌ Ａｒｃｈｉｖｅｓ声像档案 录情况了解有限而错失拍摄良机。 二、改进传统的声像档案管理模式 （一）各归其类 声像档案成类的方式忽略了其内容与纸质文 件材料之间的有机联系，按照保存方式的不同增加了 档案类别，这是不符合档案分类逻辑规则的做法，笔 者认为应以保持内容信息的一致性和有机联系作为划 分类别的标准，根据声像档案所记录的内容信息，将 与其记录的内容信息相关的档案材料归为一类。例如， 在科学研究过程中产生了一系列的技术报告、试验记 录、总结报告、图纸等文件材料，同时也形成了照片、 录像等声像材料，按照过去的做法是，归档材料分成 两个不同的大类，一部分归到科研档案，一部分归到 声像档案，导致同一内容的活动记录被人为分散开来。 为避免这种情况发生，更加科学且符合逻辑的方式保 存档案，应将这些归档材料看作一个整体，将文件材 料与声像材料全部归入科研档案门类中，以保持他们 在时间、内容、来源上的有机联系，便于日后检索利用。 （二）分散归档 声像档案的分类方式从成类变为各归其类， 归档方式也就顺理成章应从集中归档变为分散归档。 具体归档方式为：各部门有拍摄需求时，向摄录部门 提出申请，摄录部门按要求进行拍摄，拍摄后将声像 材料移交申请摄录部门，由申请部门对声像材料进行 整理，与其他相关纸质文件材料一同归档。 这种分散归档方式避免了集中归档方式中产生的 弊端。首先，解决了不通过摄录部门拍摄，自行拍摄 后声像材料难以归档的情况出现。在归档任何门类文 件材料的过程中，都要将相应的声像材料一并移交档 案部门。因此，不论是由专门部门拍摄还是白行拍摄， 最终都会达到殊途同归的效果，即所有声像材料都会 归口到档案部门，避免了大量声像档案流失。其次， 实行分散的归档方式就需要在各门类档案归档范围中 明确声像材料的归档，规定各门类档案归档需同时归 档相关声像材料，这就迫使归档人员不得不照方抓药， 在相关活动中关注声像材料的收集积累，降低了申请 摄录人员档案意识淡薄所带来的风险以及摄录人员被 ２４／２０１８ ０３嘏照档案 动等待任务而出现的消极影响。最后，归档部门由摄 录部门变为申请摄录部门，著录人员也就从拍摄人员 变为申请摄录人员，即活动的参与者，强调了谁形成 谁整理谁归档，更加符合档案管理的思路和方法，声 像材料的整理著录内容不详细的问题也将迎刃而解。 这种方式便于档案管理人员与档案形成者之问及时沟 通，出现问题及时进行补充修改，避免了由于拍摄人 员不了解具体情况而出现著录内容粗糙的状况，降低 了档案管理人员与拍摄人员之间沟通的难度。 （三）增加细则 声像档案管理不仅要建立管理制度，还要制定相 应的细则，便于实施操作。细则中应明确以下几点： 第一，确定拍摄数量，防止根据拍摄数量随意归档的 情况发生。例如，会议照片不超过１０张；每一处工程 现场照片不超过１０张；大型活动照片不超过１０张； 合影１张；出访照片不超过１０张等。第二，提出拍摄 要求，编制拍摄细节，即使非专业人士执行拍摄任务， 也能够有章可循。比如会议的拍摄，要求拍摄会议全景、 重要专家领导、观众。除此之外，还要制定拍摄指南， 像会议全景要做到三位一体，即会议标题、台领 导、参会人员都要体现在画面中。第三，制定拍摄计划， 声像材料有着无法后期弥补的特点，必须实时记录。 因此，提前计划显得尤为必要。 综上所述，传统的声像档案管理模式中不科学的 分类方法、集中的归档方式、不具操作性的制度，导 致了声像档案管理质量不高，使一些不利因素更加制 约了声像档案管理。笔者通过分析传统的声像档案管 理模式，改进和调整其管理思路和方法，尝试性探索 了一种更加科学、实用的声像档案管理模式。 参考文献： 【１］陈盏．浅谈新时代声像档案管理中的质量控制［Ｊ】．机电兵船档 案，２０１ ６（５）：２５－２７． ［２廖雪泓．数字化背景下声像档案管理问题的探讨［Ｊ】２］ 新经 济，２０Ｉ ６（１ ７）：９９． ［３】仲亚红．数字时代声像档案管理策略【Ｊ】．管理观察，２０１ ６（Ｉ）：６９— ７０
