干部人事档案工作常用文件选编

第一讲干部人事档案和干部人事档案工作概述

第一部分干部人事档案总体发展情况

一、什么是干部人事档案

干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，并按有关规定进行整理后组合起来的个人档案。是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。

二、什么是干部人事档案工作

同志指出：“档案事业是一项崇高事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。”干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针和，选贤举能、知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。这项工作的好坏，直接关系到干部人事工作的质量和效率，关系到党管干部原则的具体落实和社会主义现代化建设。

三、干部人事档案的形成和发展

干部人事档案的形成和发展过程，可归纳为六个阶段。

（一）形成阶段（建党以来——1956年8月）

建国初期，适应与建国初期的形势需要，干部档案工作逐步产生，在这个时期形成的反映干部政治身份、政治历史和工作表现的材料，为后来建立干部档案打下了一定基础。

（二）建设和发展阶段（1956年——1966年）

1956年8月上旬，组织部在北京召开了第一次全国干部档案工作座谈会。同年9月，颁发了《干部档案管理工作的暂行规定》和《干部档案整理办法》，标志着我国干部档案工作的正式开展。

（三）受干扰、破坏阶段（1966年——1976年）

1966年的“文化大”，给我们党和国家以及全国人民带来了沉重的灾难。“四人帮”的黑手同样伸向了干部档案工作，档案管理人员遭到，管理制度遭到严重破坏，大量干部档案材料遭到泄密。

（四）重新恢复阶段（1976年——1990年）

粉碎“四人帮”，特别是三中全会召开以后，干部档案工作拨乱反正，逐步恢复正常工作秩序。1980年2月，组织部在北京召开了第二次全国干部档案工作会议。会议制定了《关于加强干部档案工作的意见》和《干部档案工作条例》，完善了制度法规。

（五）新的发展时期（1990年——2000年）

1990年12月4日，组织部在北京召开第三次全国干部档案工作会议，会后重新修订了

《干部档案工作条例》，制定了《干部档案整理工作细则》和《关于干部档案材料收集归档的暂行规定》。1995年11月28日，组织部在北京召开全国干部人事档案工作经验交流会，表彰了一批全国干部人事档案工作先进集体和先进工作者。1996年6月，上海市召开了干部人事档案工作经验交流会。同年4月，中组部重新修订颁发《干部人事档案材料收集归档规定》，更加完善、健全了收集归档制度。主要成果：

1、进一步健全和完善了各项制度。组织部汇编出版了《干部档案工作常用文件选编》和《干部人事档案工作问题解答》二本书。

2、加强档案材料收集，不断充实干部档案内容。

3、加强了对管档人员的业务培训。

4、积极开展目标管理工作。1996年中组部下发了《关于印发〈干部人事档案工作目标管理暂行办法〉和〈干部人事档案工作目标管理考评标准〉的通知》以及《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》，上海从1998年起开展了干部人事档案目标管理工作，从1999年开始对达标成果进行验收。至2006年底，上海共有达标单位1009个，其中一级单位212个，二级单位267个，三级单位530个。

（六）逐步提高规范化、制度化、科学化管理水平（2000年——至今）

中组部于2005年11月召开了全国第四次干部档案工作会议。上海市在开展干部人事档案制度化、规范化、科学化建设方面主要做了以下工作：

1、抓好学历学位检查清理工作。组织部于2002年至2003年开展了上海市局、处级干部学历学位检查清理工作。

2、抓好干部档案审核工作。根据中组部的要求，组织部从2004年起，对本市市管干部档案进行审核，并于2005年完成了审核工作，同年8月通过了中组部的验收。2006年3月，组织部下发了《关于开展干部人事档案审核工作的通知》，在各区县、部委办和直属局级单位开展了干部人事档案审核工作。2007年4月，又下发了《关于对干部人事档案审核工作进行检查验收的通知》，开始对完成审核工作的单位进行检查验收，至2008年3月，55个区县、部委办和直属局级单位中有49个单位达到干部人事档案审核工作标准。

3、研究建立科学化管理体系。组织部于1992年开发研制了计算机“干部人事档案辅助管理系统”，从目录入手实行计算机管理，1998年又开发了“干部人事档案管理系统”软件，加强信息化管理的功能。目前，信息开发与共享，电子档案的建立已成为干部人事档案发展的趋势与目标，也是我们目前研究的重要课题。

第二部分干部人事档案的特点、作用

及与文书档案的关系

一、干部人事档案的特点

（一）真实性。真实性是干部人事档案的生命。体现在以下三个方面：

1、凡是属于归档的材料必须经过组织审查和认可；

2、凡是属于归档的材料必须符合有关规定；

3、凡是属于归档的材料必须经过认真审核。

（二）完整性。干部人事档案的内容应当反映干部的全面情况和全部历史。

（三）动态性。表现在以下三个方面：

1、本人的情况在不断地变化；

2、历史在不断地变化；

3、档随人走的观念在不断变化。

（四）机密性。《干部档案工作条例》规定“干部档案是党的机密”，绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开，有其机密性。

二、干部人事档案的地位和作用

1、重要的依据作用。干部人事档案是知人善任、选贤举能的重要依据。

2、可靠的凭证作用。干部人事档案是为落实党的，确定和澄清个人有关问题以及进行正常政治审查的可靠凭证。

3、准确的信息作用。作为人才信息缩影的干部人事档案，在开发人才过程中占有重要的位置。

4、珍贵的资料作用。干部人事档案是研究历史和撰写各类人物传记的珍贵资料。

5、对干部人事工作有规范、检查和监督作用。

三、干部人事档案和文书档案的关系

（一）相同性：干部人事档案和文书档案都是国家档案的组成部分，都是将机关、组织、个人的社会实践活动保存起来，供查阅的历史记录，都是在文件材料基础上形成的。

（二）区别性：

1、立卷单位不同。文书档案一般是以问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关等特征为单位立卷；而干部人事档案则以文件材料涉及个人这一特征立卷。

2、整理和管理方法不同。文书档案的整理一般先区分全宗，全宗内档案按年度、组织机构、问题等分类方法分成不同类别，再按问题、时间、名称、作者等特征组成案卷，并根据价值划分为永久、长期、短期三种保管期限，在本单位文书档案室进行保管，并定期向各级档案馆移交；而干部人事档案的整理是以个人为主体进行分类（现分为十大类）组合而成的，并由各级组织、干部（人事）部门的干部（人事）档案室进行保管，直到干部死亡后按照保管期限移交到各级档案馆。

3、真实性含义不同。文书档案要求真实反映历史全部过程，对由于人们认识水平局限性而形成的不符合客观实际的文件材料，同样要保存；而干部人事档案则要求客观、真实反映干部本人真实面貌，经过组织审查后确属不实的材料，必须从干部人事档案中清理出去。

4、作用和服务对象不同。文书档案是面向社会为行政工作的稽核、生产建设的依据、科学研究的资料、法律的信证等便于党和国家各项事业利用，可以公开提供利用；而干部人事档案主要为党的组织、干部人事部门，为干部人事工作服务，为考察了解干部，推荐选拔优秀人才服务，不能公开提供利用。

5、转递途径不同。文书档案不能随着人的变动而转递，档案永久保存在本单位文书档案室；而干部人事档案是随着人员调动或流动、职务的变化而转递。

6、归口不同。文书档案一般由综合性部门如办公室等保管与管理，而干部人事档案则由组织人事部门保管与管理。

第二讲干部人事档案材料收集工作

一、什么是干部人事档案材料收集工作

干部人事档案材料的收集工作是干部人事档案管理部门，根据本单位干部人事管理权限范围及干部人事档案的收集归档范围，将向有关部门收集所管理的干部人事档案及形成的干部人事档案材料集中起来统一管理的工作。

二、干部人事档案材料收集工作在干部人事档案工作中的地位和作用

（一）干部人事档案材料收集工作的地位

干部人事档案材料收集工作是干部人事档案管理工作的首要环节，是干部人事档案工作的基础和起点，是干部人事档案内容建设的一项长期的、根本的任务。

（二）干部人事档案材料收集工作的作用

1、收集工作是实现干部人事档案集中统一管理的重要手段。

2、收集工作是建立干部人事档案最重要的基础工作和有效发挥作用的前提。

3、收集工作是不断丰富干部人事档案内容、体现干部人事档案价值的唯一途径。

（三）干部人事档案材料收集工作的指导思想

干部人事档案材料收集工作着重收集反映干部“德、能、勤、绩、廉”等情况的材料充实档案，做到及时、规范、真实、条理、精炼、实用，为正确选拨使用人才提供依据，有效地为组织人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。

三、干部人事档案材料收集工作的范围和途径

（一）档案材料的收集范围

是指在干部人事工作和其他有关工作中形成的应归档的干部人事档案材料。中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》归档范围规定，收集范围共二十三条。

（二）干部人事档案材料的收集途径

1、通过组织、干部人事部门收集在干部人事工作中形成的登记表等材料。

2、通过筹备党代会、人代会、政协会议和工会、共青团、妇联等群众团体代表会议和民主党派等会议的部门和临时机构，收集各类代表登记表、委员简历和个人政绩等材料。

3、通过国民教育的有关院校、党校、院校，培训部门等收集学历、学位、学籍、培训等材料。

4、通过评（聘）专业技术职务资格部门，收集评审（考试）专业技术职务任职资格材料。

5、通过本人当时所在单位组织部门收集入党（团）和加入民主党派的有关材料。

6、通过有关部门收集表彰奖励活动形成的有关材料。

7、通过纪检、监察、司法、审计及有关的行政部门收集有关处分材料。

8、通过卫生部门收集健康检查和因病、工伤、事故致残的有关材料。

9、在人员流动过程中形成的材料。

四、干部人事档案材料收集工作的方法和要求

（一）收集方法

1、建章立制，保证收集制度化。主要的收集制度有：联系制度、移交送交制度、催要制度、审核登记制度、定期检查督促制度。

2、及时掌握信息，做好集中收集。对集中形成的材料（范围、内容、时间等）作出明确要求，争取一次收齐。

3、疏通收集渠道，建立联系网格。靠建立单位内、外的横向和纵向收集网络来疏通收集渠道。

4、加强科学研究，提出补充收集措施。对缺少的材料做好登记，通过材料形成单位补充收集，也可由有关组织人事部门出具证明。

（二）收集要求

1、保证收集质量。要把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的材料要认真审核，严格把关，防止将不符合归档要求的材料进入档案。

2、严格掌握范围。要严格按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》范围和要求进行收集。

3、及时、规范、细致地开展收集工作。要不失时机进行档案材料收集工作，做到随办、随收、随审、随归。并随时录入计算机，利用信息化功能随时统计收集情况，以便及时补漏。

4、干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸（注：本市材料标准长26.5公分、宽19公分），材料左边应留出2—2.5厘米装订边。

五、怎样做好干部人事档案材料的收集工作

1、加大宣传力度，强化依法归档意识

经常了解和掌握形成干部人事档案材料的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档材料。

2、把握材料形成规律，掌握收集工作主动权

要督促形成干部人事档案材料部门，在形成正式材料后一个月内，负责按要求把应归档的材

料送交干部人事档案管理部门，并形成制度。

3、健全工作机制

发现归档材料不符合要求时，及时通知材料形成部门补送材料或补办有关手续。

4、要利用信息化手段及时汇总、统计收集材料情况

要定期研究、解决收集工作中存在的问题，建立健全收集工作的长效机制。

5、收集工作一定要避免只收不归和只管不整现象。

六、干部人事档案材料收集工作的纪律

干部人事档案工作人员在收集归档工作中要严谨细致，严格把关，保守秘密，遵守以下纪律：

1、不得将本规定所列归档范围之外的材料归入档案。

2、不得擅自携带干部人事档案材料外出。

3、不得私自摘抄、复制干部人事档案材料。

4、不得擅自公布干部人事档案材料。

5、不得私自或者允许他人涂改、伪造、撤换、增添或销毁档案材料。

对违反收集归档纪律的直接责任人员和负有责任的领导人员，要给予相应的党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

第三讲干部人事档案的整理工作

一、什么是干部人事档案整理工作

干部人事档案的整理工作就是根据一定的原则和方法，把平时收集而来的干部人事档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工并装订成卷，在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作，是干部人事档案立卷的全部过程。

二、干部人事档案整理工作的类型和方式

（一）整理工作的类型

1、新建档案的整理。指将干部人事档案材料按中组部有关文件要求完整、系统、条理、准确地装订成册。

2、已建档案的局部整理和补充归档材料。指对现有的干部人事档案不断将新形成材料按要求补充进档的整理。也叫“归档”或“归入零星材料”。

（二）整理工作的方式

1、集中整理。指集中人力和时间对档案材料进行全面整理的工作。

2、日常整理。指管档人员定期对档案材料进行全面整理。

三、干部人事档案整理工作的意义和要求

（一）整理工作的意义

1、整理工作是将干部人事档案材料转化为干部人事档案的唯一途径；

2、整理工作为利用提供了方便条件；

3、整理工作有利于干部人事档案材料的保护，改变档案材料散乱状况；

4、整理工作为档案管理科学化创造有利条件。

（二）整理工作的要求

1、整理干部人事档案必须做到“严格审核、准确分类、编排有序、目录清楚、装订整齐”。

2、通过整理，档案内容应符合“完整、真实、条理、精炼、实用”的要求。

3、对整理干部人事档案人员的要求。

四、干部人事档案整理前的准备工作

1、档案材料的收集。

2、整理人员的挑选。

3、必须有一定的经费保证。

4、物资的准备要充分。

五、干部人事档案整理的步骤

干部人事档案整理工作一般分八个步骤。

（一）材料的审核

1、审核材料是否属于应归档内容的材料：归档范围必须符合中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字[96]14号文件）的要求。

2、审核材料是否齐全、完整，是否张冠李戴或一人多份。

3、审核材料是否填写规范，手续完备。

4、审核材料是否真实、准确。

5、审核材料是否缺少应有材料或重复。

（二）材料的分类

根据《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》规定的标准，档案划分为正、副本。

1、正本。分为10大类，是由全面、历史和现实反映一个人的真实情况材料构成。

第一类：履历性质材料

包括个人填写的履历性质材料：干部履历表（书）、简历表、各类人员登记表等。

第二类：自传性质材料

包括个人自述家庭和社会关系情况材料，报告个人有关事项的材料等。

第三类：鉴定性质材料

包括组织鉴定、考察、考核材料和属于个人鉴定性质材料：组织审定的干部提拔、任命考察材料、表现材料，定期考核材料，民主评议干部的综合材料，年度考核登记表，审计工作中形成的任期经济责任审计综合报告，完成专项工作、重大任务的表现、实习、学习等鉴定材料。

第四类：学历、学位、培训和专业技术情况材料

包括在普通教育、成人教育、自学考试、教育网校、党校、院校、留学等学习过程中形成的材料：报考志愿（登记）表、保送生登记表、学生（学员、学籍）登记表、学习成绩表、毕业生登记表、毕业论文答辩情况表，选拔学生登记表（限于大学普通班），报考攻读硕士（博士）学位研究生登记表、专家推荐书、论文答辩情况、授予学位材料，博士后的申请表、博士后研究

人员工作期满登记表，同等学历申请硕士（博士）学位的学位课程进修成绩表、国家统考科目成绩表、授予学位材料；党校学历证明，出国留学或参加中外合作办学的选拔学生审查表、报考（申请）表、成绩表、授予学位材料及中文译本、学位证书复印件，各级组织、人事、教育部门出具的学历学位认证材料、教育部留学服务中心出具的国外学历学位认证材料，肄业材料等。

考、评、聘专业技术职务（职称）材料：评审表、申报表、审批表、职（执）业资格统考材料及证书复印件、职称外语等级考试证书、计算机应用能力资格证书复印件，教师资格过渡登记表、审批表，资格考试合格人员登记表，评选各类专业拔尖人才的材料，反映个人科研学术水平的材料等。

培训材料：为期二个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、鉴定表、结业登记表、培训证书（复印件）等材料。

第五类：政审材料

包括在入党、入团、参军、入学、出国或从事特殊职业的政审及调查证明材料，政治历史审查过程中形成的材料，调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明，作为结论的调查证明、证据材料，甄别复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关依据材料，撤销原结论材料，各类政审表。

更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

说明材料：审核工作中除年度考核、党员民主评议、培训三表之外未补齐材料的情况说明。

第六类：加入党团组织的材料

包括入团志愿书、入党志愿书、1份入党申请书、转正申请书；党员登记表、党员民主评议表、民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织意见及主要事实依据；不予登记或缓期登记的决定、、自行脱党的本人申请、上级批复；取消预备党员资格材料，恢复组织生活（党籍）的审批材料；加入民主党派的申请书（表）、登记表等材料。

第七类：表彰奖励材料

包括授予各种荣誉称号的审批（呈报）表、获得各级各类奖励的有关凭证、先进事迹材料、奖学金等材料。

第八类：处分材料

包括纪检、监察、、、和行政管理部门形成的各类材料：处分决定、上级批复、调查报告、本人检查、对处分的意见、复查报告，免于（解除、变更、撤消）处分的处理意见，通报批评，不起诉决定书，判决书（裁定书），民事判决书等材料。

第九类：调动、任免、工资、出国、各类代表会议材料

包括与职务变化有关的材料：干部任免审批（呈报）表、授予（评定）、变动军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；与岗位变化有关的材料：公务员过渡、招考、公开选拔和竞争上岗工作中形成的报考（报名）登记表、考试成绩单、录（聘）用审批（备案）表和合同（协议）书，选调生登记（审批）表，招工审批表，入伍登记表、军转干部（退伍军人）审批表、续

聘通知（决定）、退（离）休审批表；辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职、责令辞职的个人申请、辞职通知、组织决定、辞职证明、身份证明，对责令辞职决定不服的申诉、复议决定，落编、下岗通知书，辞退材料，罢免材料；与工资、待遇有关的材料：新增人员工作审批表、转正定级工资审批表、工资变动审批（登记）表、提职晋级和奖励工资审批表、工资转移证（单）、工资停发（恢复）通知单，享受特殊津贴呈报（审批）表、解决各种待遇审批表（批复），辞退费发放证明，退役金停发手续等；与办理出国（境）工作有关的材料：因公出国（境）审查（批）表、登记（备案）表，外国护照、外国永久居留者、港澳永久居民身份证复印件；参加党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会议形成的代表登记表、委员（候补委员）简历、当选通知等材料。

第十类：其他有参考价值的材料

包括健康检查材料：录用体检表，严重慢性疾病或残疾证明，工伤致残诊断书；办理丧事形成的材料：悼辞、讣告（生平）、死亡通知单、非正常死亡调查报告及有保存价值的遗书等；与人员流动有关的材料：报到通知单、毕业生就业报到证、派遣证，协议书、人事争议仲裁（调解）书、反映计划生育情况的材料；档案审核、报送工作中的材料：报送单、有关情况说明等。

2、副本。由正本中主要材料构成，要求能概括地反映一个人的历史和现实情况，是由正本中的重复件或从正本中复制所构成的。

第一类：近期履历材料

第三类：主要、近期鉴定考核材料

第四类：最高学历、学位、评聘专业技术情况材料

第五类：审查（包括甄别、复查）结论材料

第六类：85年、90年党员登记表（民主评议表）

第七类：奖励材料

第八类：处分决定（包括甄别、复查）结论材料

第九类：正本九类中主要材料

（三）材料的归类和排列

1、材料的归类：根据材料的名称来归；根据材料的内容和性质来归。

2、材料的排列：

（1）按时间排序：适用于第1、2、3、4、7、10类的排列。

（2）按主次排序：适用于第5、8类的材料排列，顺序一般为上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交代材料。

（3）价值和时间相结合的方法排序。第6类的入团、入党志愿书放在各自形成的其他材料

之前，申请报告、转正报告、党员登记表等均按时间先后顺序排列。第9类的《工资变动登记表》列为1，其他材料均按形成的时间先后顺序排列。

（四）材料的编目

1、逐份编目：目录登记应在每份材料第一页的右上角加盖“类一号”章并用铅笔书写类号和顺序号；页码计算为有页码的按照页码登记、无页码的按照单面有内容的计1页，正反面有内容的计2页，封面、封底不计页、复制件不计页、中文翻译件要记页的方法。

2、目录清楚。计算机打印(抄写)目录与材料要对应,一条目录打印（抄写）一行、类与类之间留空行。

3、填写准确。尽量用全称，过长可适当简化，但不能改变原意。

4、目录制成时间：一般为材料最后落款标明的时间，入党志愿书以支部大会通过的入党时间作为材料的制成时间。

5、目录登记的要求：准确无误、目录内容和材料相符，防止错登漏登；打印目录需用激光打印，登记目录一般需使用黑墨水（碳素墨水），文字要端正，字迹要清楚，切忌潦草、乱用简化字，登记后不得涂改、粘贴、勾划；登记时，字与字之间比例要适当，上、下对齐，防止超格；在登记同名称材料时，不能简化登记为“同上”或用“……”；“备注”填写需要说明的情况，包括：附考察材料、复印件等。

（五）材料的复制

1、复制的范围：建立档案副本缺少的材料；纸张破损、变质、墨水褪色、字迹模糊不清的材料；用复写纸、红色或纯蓝墨水以及铅笔书写的不符合要求的材料。

2、复制的手段——复印、打印、抄写、扫描、照相摄影、手描

3、注意——忠于原件、字迹清楚、手续完备、按要求归档

干部人事档案管理人员在提供利用和出具证明时必须严格把关，及时识破和阻止个别人利用复制技术造假的现象。

（六）材料的技术加工

1、技术加工的原则：以不破坏档案材料的内容为前提。

2、技术加工的要求：

（1）档案材料应达到长26.5公分，宽19公分的要求；

（2）技术加工要基本四面整齐，不出现横向装订的现象；

（3）装订孔中心线与材料左边相距1.5公分间距，相邻两孔之间8.3公分间距；

（4）不可将档案材料上的文字和印章裁掉；

（5）加工时要注意在材料左边留出装订位置，不能压字；

（6）加工完的材料不能出现梅花洞。

3、技术加工所需条件

（1）工具：缝纫机（缝纫机可拼接材料和连接衬纸，缝纫机的针距须调到最大）；切纸刀（切纸刀分单一切纸刀和切纸、打孔两用机两种。使用前应调整孔距、切纸的长度和宽度）；其他工具：浆糊刷子、剪刀、铁夹子、曲别针等。

（2）材料：衬纸（一般选用质地较好的白纸，不能用有其它文字内容的旧报纸和旧画报代替）；浆糊（一般选用粘度好、具有防虫防蛀作用的化学浆糊）。

（3）其他：场地（能工作的场所）；培训（整理人员最好经过上岗前培训）。

4、技术加工的对象：长度、宽度符合尺寸，但产生了破损、折皱的材料；实际尺寸小于规定尺寸的材料；实际尺寸大于规定尺寸的材料；含有金属物的档案材料。

5、技术加工的主要方法

（1）裱糊：主要有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、扇形托裱、梯形托裱。裱糊所用的衬纸，必须是无其他文字内容的质量较好的白纸；裱糊时使用的浆糊和胶水必须具有防虫、防蛀，不腐蚀纸张的；裱糊完的材料要自然凉干，不能暴晒或用高温（电熨斗）烫烤；

（2）剪裁：适用于大于规格的材料；

（3）折叠：适用于材料大于规格而不宜裁切的材料；

（4）加边和包边：加边（对过窄或过短的材料，在左边或下边加接白纸，使其尺寸符合要求）；包边（适用于宽度略小于19公分，一份多页的材料）。

（5）拆除金属物:用去钉机或直接拆除档案材料上的钉书钉、大头针、曲别针等金属物。

6、几种常用的技术加工方法

（1）材料尺寸小于规定的处理方法：边条粘贴法、扇形边折叠法、梯形托裱法、直写移接法。

（2）材料尺寸大于规定的处理方法。内折法：单页内折法（适用于宽度大于19公分，单面有文字内容又不易裁切的单页材料）；多页内折法（适用于宽度大于19公分，单面有文字内容又不易裁切的多页材料）；外折法：材料宽度、长度超过规格又不宜裁切的材料，将材料右边或下边超出部分向反面折叠的方法。

（3）每份档案材料必须各自，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

（七）材料的装订（装订工作是干部人事档案材料转化成档案的最后一道工序）

1、装订前检查：目录与材料相符，排列和纸张规格符合《条例》要求；装订边不能压字或

损坏字迹，对已切掉的字要做好备注；裁切掉的纸在审核完档案后再扔掉。

2、装订步骤：逐份逐页复核所有档案材料；按照顺序理齐档案材料；在每份材料第一页的右上角加盖“类-号”章，并用铅笔书写类号与顺序号；打装订孔（可用夹子夹住）并装入干部人事档案专用夹；计算机打印封背条和人员姓名并插入档案夹。

（八）材料的验收

1、检验卷内档案材料是否属于该人员的；

2、检验归档材料是否符合规范要求；

3、检验分类是否正确；

4、检验正、副本的区分是否符合要求；

5、检验需要复制的材料是否遗漏；

6、检验目录登记是否与实际材料相符；

7、检验金属物是否拆除、裱糊、缝纫、折叠等是否符合要求；

8、检验装订是否整齐，有无损坏字迹，类、页号是否准确，书写是否规范、工整等。装订好的材料应做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文字，方便阅读。

第四讲干部人事档案审核工作

一、开展干部人事档案审核工作的必要性和工作进展情况

前些年，干部人事档案内容存在三方面问题：信息不真实，普遍缺材料，制作不规范。这些问题可以从干部档案工作、干部工作、干部本人三方面查找原因。

从2001年开始，中组部把干部档案工作的重心调整到档案内容建设上来，并且选择干部档案审核工作作为突破口。本市认真贯彻中组部干部档案审核要求，主要经历了三个阶段：第一阶段（2003.4-2005.9），集中进行市管干部档案审核工作；第二阶段（2006.3-2007.12），各区县、部委办和市直属单位集中开展干部档案审核工作；第三阶段（2007年始）推进全市各基层单位开展干部档案审核工作。

开展干部档案审核工作取得了明显成效：有效遏止了干部档案涂改造假现象；较好地解决了干部档案中长期存在的突出问题；对推动干部人事工作部门转变作风起到了积极作用。

二、审核工作的原则

1、服从干部人事工作需要的原则；

2、注重审核档案内容的原则；

3、严格要求与立足实际相结合的原则。

三、干部档案审核的主要内容

（一）审核的主要内容：一是档案内容是否真实；二是材料是否齐全；三是材料填写是否规范、手续是否完备；四是档案整理是否符合要求。

（二）“单项否决”的四种情况

1、涂改造假：是指用不正当的方式涂改档案内容，或将虚假材料装入个人档案。具有明确的目的性和针对性。

2、装错材料：是指档案中错装入其他人的档案材料(即在档案归档过程中张冠李戴)。

3、档案中缺少1997年以后任副处级以上职务的《干部任免审批表》。

4、档案中缺少《公务员登记表》或《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》。

（三）《检查验收评分表》的评分项目

按照《干部人事档案材料收集归档规定》，将反映干部德、能、勤、绩、廉等方面情况的材料收集归档，做到材料系统完整，每份材料不缺页、无损坏。归档材料范围如下：

1、1999年以前参加工作的，须有组织部制发的1988年版和1999年版《干部履历表》；1999年以后参加工作的，须有1999年版《干部履历表》。

2、1991年以来提拔担任副处级以上职务的，须有干部任前考察（或表现情况）材料。

3、1997年以来的《年度考核登记表》须齐全。

4、1997年以来参加二个月以上理论、专业、技能等培训的，须有相应的培训材料。

5、进行过经济审计的，须有相应的任期经济责任审计结果材料。

6、大专以上学历、学位材料须齐全，其中：

（1）大学本、专科学历、学位：1977年以前入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；1977年以后入学的，须有高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表，如毕业生登记表或成绩表中未记载学士学位情况的，须有授予学士学位证明或学位证书复印件。

（2）硕士、博士研究生学历、学位：须有报考攻读硕士、博士学位研究生登记表、学习成绩表、毕业研究生登记表、授予学位的材料。参加硕士研究生单独考试的，还须有专家推荐表。

（3）同等学力申请硕士、博士学位：须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料。

（4）党校学历：须有学员成绩表、毕业论文评审情况表、毕业学员登记（鉴定）表或党校学历证明。

（5）国（境）外、中外合作办学的学历、学位：须有国（境）外、中外合作办学的学校出

具的学历、学位证书，学习成绩表原件或复印件，单位出具的中文对照翻译件，2000年以后获得的国（境）外、中外合作办学的学历、学位，还须有教育部留学服务中心出具的认证材料。

（6）其他学历、学位：须有教育部规定的相关材料。

7、评（聘）、晋升专业技术职称（职务）的，须有相应的申报表、审批表或相关证明材料。

8、通过全国统一考试取得专业技术职（执）业资格证书的，须有相应的“资格考试合格人员登记表”。

9、更改或确认出生日期的，须有上级批复、相关调查及证明材料。新任市管干部核定出生日期的，按照新文件办理。

10、更改或确认参加工作时间的，须有上级批复或确认其参加工作时间的证明材料。

11、党员须有《中国党入党志愿书》，1985年以前入党的须有1985年《中国党党员登记表》，除现役军人外参加过1990年党员登记的，还须有1990年《中国党党员登记表》或《党员民主评议表》。缺少《中国党入党志愿书》的，须按规定由现所在单位负责部署重新填写归档。因出国留学或出国定居而停止党籍，回国后经批准恢复组织生活（党籍）的，须有被批准恢复组织生活（党籍）的有关审批材料。

民主党派党员，须有相应的加入民主党派材料。

12、获得局级以上奖励的，须有相应的奖励材料。

13、任副科级以上职务后受过处分的，须有处分决定（包括免予处分的决定）材料；受开除以外的行政处分的，解除处分后，还须有解除处分的材料。

14、1993年以后的工资材料须齐全。

15、任副处级以上职务的，须有《干部任免呈报表》或《干部任免审批表》。

16、参加过公务员登记的，须有《公务员登记表》或《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》。从其他单位调任机关或参照公务员法管理机关的，须有《公务员调任审批（备案）表》。

17、材料分类准确，排列有序。

18、干部档案目录的填写要求整齐、清楚，无粘贴涂改，档案目录与档案材料名称相符，材料类序号和页码填写准确。

19、技术加工和装订符合要求，无乱孔，无脱页，无损坏文字的材料。

（四）干部档案材料手续

干部档案材料必须是办理完毕的正式归档材料，必须填写完整，手续完备。

1、凡规定由组织审查盖章的归档材料，须有组织印章；审（复）查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字，本人见面后未签字的应由组织注明。

2、组织部制发的1999年版《干部履历表》应逐项填写，所填信息应真实准确，须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。

3、1997年以来的《年度考核登记表》须有考核等次、组织印章、本人签名和落款时间。

4、1997年以来的《干部任免审批表》应按规定逐项填写，注明任免职务的批准机关、批准时间和任免文号，加盖组织印章。

5、1997年以来的干部考察材料须有形成材料的单位（或考察人）和时间。

6、归档材料一般不得使用复制件。培训、奖励、学士学位、初级专业技术职务等材料无法查找需用相关证书复制件存档的，须在复制件上注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位的组织（人事）部门印章。

四、审核工作的检查验收

1、检查验收的范围。各级组织干部（人事）部门管理的全部现职干部人事档案。

2、检查验收的组织。干部人事档案审核的检查验收采取“一级抓一级，一级对一级负责”的方式，要求逐级落实。组织部负责检查验收各区县、部委办和市直属单位的现职干部人事档案，各区县、部委办、市直属单位负责检查验收本系统管档单位的现职干部人事档案。组织部对集中审核验收结果进行全市发文通报，各区县、部委办、市直属单位将验收结果在系统内进行通报并抄报组织部信息处。

3、检查验收的步骤（以组织部验收为例）。（1）各单位做好自查工作；（2）各单位向组织部报送自查报告，并提出验收申请；（3）组织部信息处负责组织检查验收工作；（4）各单位根据检查组的意见进行整改；（5）组织部根据检查验收的结果和整改情况，书面通报各单位。

4、检查验收的方法。（1）采取随机抽样的方法抽查档案；（2）实行“单项否决”与全面评分相结合的方法。

5、检查验收结果及评价。检查验收中发现“单项否决”的情况，该单位审核工作即为不合格，为干部人事档案管理不合格单位。在没有“单项否决”情况的前提下，抽查档案的平均分在90分以上的通过检查验收，为干部人事档案管理合格单位（97分以上为“优秀”）；低于90分的，未通过检查验收，为干部人事档案管理不合格单位。

五、开展审核工作的基本方法

1、逐卷审核。档案材料是否同属于同一个人；档案材料是否有故意涂改的内容；是否存在不真实的材料

2、登记分析。要将登记制度要贯穿始终，不仅对审核中发现的问题要登记，对补充收集的档案材料、复制的档案材料、重新制作填写的档案材料和补办的各种手续以及其他整改措施都认真登记，做到每一份材料来源清楚，去向可查，责任明确。

3、补充完善。一是对存放在其他地方以及能够查找到原件并可以归档的档案材料，应积极查找收集；二是对确实无法找到原件的，可以从文书档案卷或到其他存有材料原件的地方进行复

制；三是对必须重新制作的档案材料，一定要严格按照规定的程序重新制作填写。四是实在无法查补的早期材料，填写规范说明后归5类。

4、整理归档。重点抓内容建设；严格按要求整改；及时归档补充收集的材料；认真进行复核。

5、总结提高。重视归纳问题，分析原因；结合实际，提出改进工作的意见建议；与相关部门沟通，共同解决问题；重视各种问题的处理结果；向上级档案主管单位报告审核整改情况。

六、干部人事档案审核工作与目标管理工作

干部人事档案目标管理工作中组部从1996年开始推进，它强调干部档案管理整个过程的规范化和制度化建设，是干部人事档案工作的重要基础。近年开展的干部档案审核工作强调干部档案内在质量的建设，是对档案目标管理工作的深化和提升。

今后，我们将按照中组部的要求，将这两项工作有机结合起来共同推进。主要做法和思路：1、凡未通过干部人事档案审核的单位，不得申报干部人事档案达标单位；2、结合档案审核工作对达标单位“回头看”，为档案审核工作扎实工作基础；3、将来结合档案审核工作“回头看”，形成审核工作和目标管理工作的长效机制。

第五讲干部人事档案的提供利用工作

一、什么是干部人事档案提供利用工作

干部人事档案提供利用是指干部人事档案管理部门，根据借阅、查阅干部人事档案的规定和有关部门的工作需要，遵循规定的审批、办理程序，提供干部人事档案查阅、借阅或提供档案内容中的有关情况和证明、证据材料的工作。

二、提供利用工作的意义

1、是衡量干部人事档案工作质量的重要标志

2、是充分发挥干部人事档案作用，直接为干部人事工作服务的手段

三、提供利用工作的原则

（一）建章立制，保证提供利用制度化

（二）严格范围，规范操作程序

（三）安全保密，加强管理

（四）要求明确，方便利用。

主要内容是：

1、严禁随意涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；

2、不能擅自拍摄和复制档案内容，如确因工作需要取证，必须提请主管档案部门人员办理；

3、查阅、借阅档案人员，不得向无关人员泄露或擅自公布档案的内容，违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分；

4、阅档时，要爱护档案，不得吸烟、喝茶，防止损毁档案。

四、提供利用的范围

（一）从档案利用的单位或部门考虑

根据《干部档案工作条例》规定，干部人事档案的利用单位必须是人员的主管单位或上级机关党组织及组织人事、纪检、行政监察部门，对于非主管单位和非上级机关的，一般不予提供。某些特殊情况确需通过干部人事档案利用才能进行工作的一般指：

1、因与他人案件有密切关系的，或该人员是某史记、地方志中的重要人物或与史、志中的重要事件的直接有关，但因该人员病重、死亡等原因，不能口述提供的，以及其他特殊原因必须从其档案中取得旁证材料；

2、部门等单位因侦查、审理和公证，必须通过干部人事档案取得旁证材料的。

（二）从档案利用的目的考虑

提供利用是为了研究或解决相关人员以下问题：

1、干部人事工作；

2、党团组织的建设工作；

3、有关部门的奖惩工作；

4、政审、外调工作；

5、纪律检查、监察、、安全、审计部门的案件审理工作；

6、社会出版机构、编史、修志、撰写人物传记、文艺创作、写书等工作；

7、干部（人员）死亡撰写悼词等工作。

（三）从档案利用的人员考虑

1、根据利用干部人事档案的人员要求，查阅干部人事档案一般应是党员；

2、利用人员不得查阅本人的档案，也不能查阅其亲属的档案。

五、提供利用的方式

（一）设立专门阅档室

1、有利于保证干部人事档案的完整与完全；

2、有利于干部人事档案管理人员对利用人员的监督；

3、有利于利用者得到干部人事档案管理人员的指导和帮助；

4、有利于提高利用效率，及时满足多方面的提供利用。

（二）特殊情况外借查阅

一般不采用这种方式。但如有特殊情况，可考虑采用外借方式。在外借时，档案管理人员必须严格办理借阅和转递手续，采取限期归还和定期催要等措施加以控制。外借使用期限一般掌握在15天内，到期未还的，干部人事档案管理部门应及时催要或办理续借手续。档案不得擅自转借他人。

（三）提供证据或证明材料

指当利用者需要或在允许提供利用的范围内，将干部人事档案中的有关内容摘抄成单项材料，用以证明该人员的情况与有关事项。注意档案材料中涉及到隐私的和不利外传的内容，不能提供。

（四）利用计算机信息数据库提供档案信息

1、可减轻干部人事档案工作者和利用者的劳动强度；

2、便于对干部人事档案原件的保护；

3、查阅的速度快，效率高；

4、可以提供多信息的综合利用。

（五）为来电咨询服务

要搞好咨询服务必须处理好两个关系：

1、保密与服务的关系；

2、热情与谨慎的关系。

六、提供利用的手续

（一）在阅档室查阅干部人事档案的手续

1、认真填写《查阅干部人事档案审批表》，由单位负责人审核签字并加盖公章；

2、干部人事档案管理部门审核批准。

（二）借阅档案的手续

1、填写《查阅干部人事档案审批表》，在查阅理由栏注明借阅的理由；

2、借阅档案单位的负责人审核签字，加盖公章；

3、借出干部人事档案时，干部人事档案管理部门要认真登记，并由借阅人签字；

4、干部人事档案用毕归还时，应及时在外借登记本上注销。

（三）提供证明材料的手续

1、统一填写调查和索要证明材料的介绍信，派人或发函到干部人事档案管理部门（外地）进行调查或索要有关材料；

2、干部人事档案管理部门要严格按照干部人事档案提供利用的规定进行审核，提供有关材料；

3、提供的证明材料寄出时,应作好详细的登记,用机密件寄出。

第六讲干部人事档案的转递工作

一、什么是干部人事档案转递工作

干部人事档案转递工作是指干部所在单位或主管部门发生变化后，档案管理部门将其档案转给新的主管单位干部人事档案管理部门的一项工作。

《干部档案工作条例》第33条规定：干部工作调动或职务变动后，应及时将档案转给新的主管单位。

二、干部人事档案转递的原因

（一）干部人事档案保管范围与干部人事管理权限不一致

1、该人员跨系统的工作调动；

2、该人员的所在单位并入新的单位或者改变隶属关系；

3、干部转业、复员到地方安置的；

4、人员辞职、退职、自动离职或调离、辞退、解聘的；

5、人员离退休后异地安置等。

（二）干部人事档案材料形成部门多而分散

1、属于应归入上级管理的干部档案材料；

2、有关单位职能部门形成的一些材料；

3、外单位误寄来的材料等。

（三）借阅档案

在借阅干部人事档案的过程中，有的也需要通过转递手段向利用单位提供。

三、干部人事档案转递的工作方法

1、通过机要交通或派专人送取转递。不允许公开邮寄和交给本人自带。对个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。

2、县及相当县以上的组织干部人事部门才能直接转递干部人事档案和档案材料。

3、必须办理转递手续。即档案转出单位要按规定填写《转递干部人事档案材料通知单》，通知单的各个项目都要写详细。接收档案单位在收到档案以后，经过核对无误，应在档案转递通知的回执上签名盖章后，及时将回执退回寄出单位。过期未退回执的，转出单位应及时催要。

4、转出的档案质量要合格。必须是材料齐全、手续完备、整理规范。档案转递必须一次性

全部转出，不允许将部分材料扣留或分批转出，以维护档案的完整性。

四、干部人事档案转递的手续及注意事项

（一）转出手续

1、登记。填写《转递干部人事档案材料通知单》，并在转出登记本上进行登记，注明转出的时间、转出材料的数量、转出的原因、转向何处、转递通知单的编号等。

2、注销。在档案的总名册上注销转出的日期及转到何处。也可运用计算机进行登记和注销。

3、寄出。即将要转出的干部人事档案或材料严密包装，以机密件寄出。

（二）接收手续

1、审核。审核就是要把好材料的“入口关”，我们要对转来的干部人事档案或档案材料与《转递干部人事档案材料通知单》进行仔细的核对。

2、答复。经过审核确认无问题的，接收人应在《转递干部人事档案材料通知单》回执上签名并加盖公章，及时寄回档案的转出单位。

3、登记。干部人事档案或材料正式接收后，均需在转递干部人事档案材料登记本和干部人事档案总名册上逐一登记。

（三）转递要求

1、合格。（1）信息准确：材料齐全、手续完备、整理规范；（2）严格审核：转递前要严格审核档案，对不符合要求的档案认真整改，经领导审批后转出，并详细登记；（3）及时整改：接收单位要根据有关要求对档案进行审核，发现问题及时反馈给转档单位，补齐材料和手续后才能审核、入库。

2、及时。干部人事档案和干部人事档案材料的转递必须及时。转出档案的单位在干部任免后20天内转档，对存在的问题在1个月内完成整改。只有及时做好转递工作，才有利于档案的管理和利用。

3、准确。一定要弄清档案所属人员新的主管部门，保证干部人事档转递。如果对档案所属人员新的主管部门不清楚，要通过发函或电话等方式弄清楚，不要盲目转递。

4、安全。要确保干部人事档案和干部人事档案材料在转递中的绝对安全。转出时，干部人事档案和干部人事档案材料要经过严格密封，并加盖密封章，通过机要交通或派专人送取，严禁邮寄或本人自带。接收单位如发现有拆封痕迹的，要查证核实。交接手续要清楚。

（四）干部人事档案或档案材料转递时的注意事项

1、必须有任免文件、招聘通知、领导批文或联系函件等文字依据，否则不能随意转出；

2、必须符合有关规定和要求，不能将未经清理、整理过的干部人事档案转出，否则接收单位有权拒收或退回；

3、必须一次全部转出，不能分批转递。凡清理、整理中剔除的待销毁材料，应由原单位登记《销毁材料登记单》后进行处理，不能随档案同时转递；

4、要严格执行干部人事档案的转递制度，定期检查核对制度，防止漏转或者错收。

（五）各单位报送干部人事档案要求

1、接到干部人事任免通知（或催调档案通知）后，应及时将干部人事档案通过机要交通转递或派专人送取到有关干部人事档案主管部门。根据（沪委组[2008]发字38号）精神，干部档案管理单位在新任市管干部正式任职后20天内，将其档案及电子目录（上海市干部人事档案管理系统世纪版）派专人报送到组织部信息处干部档案室；

2、转出的档案必须是按照中组部要求规范经过整理，且将零散材料全部装订入卷。对不符合整理要求转递的档案，可退回原单位重新整理后再转递。对存在问题的档案，一律退回报送单位整改，并在1个月内完成整改并重新报送。对拟报送的新任市管干部档案，经审核合格后，逐项填写《新任市管干部档案报送单》，详细列出遗留问题，经报送单位组织人事部门领导批准、签名并加盖组织人事部门公章后同干部档案一起报送；

3、在沪的管理局级单位，在转递本单位干部人事档案正本之前，按要求做好副本，便于今后利用或转送有关部门；

4、干部人事档案转递之前，将档案材料内容与目录再核对一遍，防止张冠李戴或材料缺损。同时，对原件上的缺页、少张、破损等现象要加以文字说明。

第七讲干部人事档案管理系统（CPRS）

一、情况简介

干部人事档案管理系统（CPRS）将原来的DOS版档案（DA）系统从单一的档案目录信息管理，拓展到全方位的档案业务综合信息管理系统，将档案业务及干部人事信息采集、查询输出、统计分析等日常业务有机地融为一体，它以全新的视窗效果和软件功能为干部人事档案电子信息化提供服务。

二、系统的结构

本系统由一个主库和八个子库组成：

1、人员基本信息库2、档案目录库3、收集材料记录库

4、查借阅档案记录库5、档案转递记录库6、档案管理人员库

7、库房设备及案卷情况库8、工资变动库9、干部职务变动库

三、系统功能

1、数据维护2、业务管理3、系统维护

4、数据利用5、备份恢复6、帮助

四、基本操作流程

1、系统安装

将光盘放入光驱中，系统会自动启动安装。

2、密码管理、使用单位管理

修改密码：系统维护——操作权限管理

修改使用单位：系统维护——定义单位名称

3、显示、隐藏字段

辅助功能——显示、隐藏字段——选择显示字段

在人员基本信息集中鼠标右击——保存桌面——指标列顺序

4、人员基本信息集、子集增加字段、代码

增加字段：系统维护——指标信息管理——选删除、增加字段，点“下一步”——选择信息集，点“增加”——填字段名（字母数字）、数据类型、中文含义（中文名），点“确定”

增加代码：系统维护——代码管理——选择代码树上同一层次上任意代码，点“新增同级代

码”，——填写“代码值”（代码值不能重复），代码含义（中文名），点“保存修改”

5、目录的输入、打印

输入：在人员基本信息集中选中要输入目录的人员信息——点档案目录库上“＋”，输入“目录大类”、“目录小类”、“制成日期”、“份数”、“页数”“档案类别”——再按“＋”，逐条输入，按“√”保存

打印：在人员基本信息集中选中要打印目录的人员信息——鼠标右击，选“打印目录”——选“奇数页”，选空白纸“正面打印”，按“预览”打印；打印好之后，选“偶数页”，选空白纸“反面打印”。如需调节边距、行距，选“选项”，调节好后，点“√”保存

6、部分目录输出

在目录库中鼠标右击选中要打印的目录——部分目录输出——选“奇数页”，专用纸“正面打印”——勾选“设置起始行”，设置行数，并点掉“打印标题”、“显示汉字标题”、“类号中显示大类”前的勾

7、打印编码

打印单人编码：在人员基本信息集中鼠标右击选中要打印编码的人员信息——选“打印编码”，——选“根据档案编号”——选“四编码”或“五编码”，打印。如需调节边距，选“设置边距”

打印多人编码：数据利用——信息查询——查询——单表查询——新建查询——弹出“条件选项”界面——在“待选指标项”中选“人员编号”，在“操作符号”中选“＝”，在“条件取值”中输入八位人员编号，点“加入”——在“条件取值”中输入新的人员编号，点“或”，以此类推，输入4个或5个人员编号，点击“确定”——打印——编码——选“根据档案编号”——选“四编码”或“五编码”，打印

8、打印工资变动登记表、干部职务变动登记表

数据维护——现职人员——选择字库——选“工资变动库”或“干部职务变动库”——类似目录库操作，进行内容输入——在人员基本信息集中鼠标右击选中要打印登记表的人员信息——选“打印工资变动表”或“打印职务变动表”——选空白纸“正面打印”，点“预览”，打印

9、档案转出

两种方式：

第一种：在人员基本信息集中鼠标右击选中要转出的人员信息——档案转出，点“是”——选择“我的电脑”，“3.5软盘”，点“确定”——如需转出多人，在“保存档案文件”界面，点“否”，进行多人转出存盘

第二种：业务管理——档案转递——在“档案转递登记”界面中输入人员编号或姓名，按“回车键”——点“新增”，输入档案转递信息，点“保存”——在“档案转递”界面，点“是”——选择“我的电脑”，“3.5软盘”，点“确定”

10、档案接收

两种方式：

第一种：备份恢复——自定义恢复——点“全选”、“追加到当前数据库”、“外单位数据”,在“被选路径”中，选择要转入信息的路径，点“确定”——点“开始恢复”

第二种：业务管理——档案接收——点“自动接收”，点“下一步”——点“接收人员档案目录”，选择要转入信息的路径——勾选要转入人员，点“下一步”——编辑档案信息（人员编号不能有重复），点“下一步”——开始接收

11、数据库备份，恢复

备份：备份恢复——完整备份——选择数据库备份位置，点“保存”

恢复：备份恢复——选择备份文件，点“打开”——点“确认”

第八讲干部人事档案工作的管理和指导

一、加强对干部人事档案工作的管理和指导，是搞好干部人事档案工作的重要举措

（一）加强干部人事档案工作的管理和指导，是干部人事档案工作的客观需要

1、从宏观上讲，干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，从上到下构成了一个干部人事档案管理的网络体系，这个体系的运行需要有各级各个层次的宏观管理和业务指导。

2、从微观上讲，干部人事档案是性和业务性非常强的工作，在长期的工作实践中，形成了一整套干部人事档案管理的制度和，这些制度和要得到正确的贯彻落实，离不开干部人事档案工作的宏观管理和业务指导。

（二）加强对干部人事档案工作的管理和指导，是形势发展的必然要求

1、随着改革开放的不断深入，干部人事制度的改革不断深化，必然会反映到干部人事档案工作的管理上来。

2、新情况新问题的不断产生，需要各级干部人事档案部门加强调查研究，加强管理和指导，才能使干部人事档案工作适应改革开放的形势和干部人事制度改革的需要。

（三）加强对干部人事档案工作的管理和指导，是干部人事档案工作现状的迫切需要

从干部人事档案的工作现状来看，要加快制度化、规范化、科学化建设的步伐，正是干部人事档案工作的一项十分紧迫的任务。

1、干部人事档案工作的制度化就是在干部人事档案工作中统一法则和制度的工作。统一制度一般指建立健全制度和七种登记簿。

制度是：

（1）干部人事档案的查（借）阅制度；

（2）干部人事档案材料的收集制度；

（3）干部人事档案材料的鉴别、归档制度；

（4）干部人事档案材料的转递制度；

（5）干部人事档案的检查核对制度；

（6）干部人事档案保管保密制度；

（7）送交干部人事档案材料归档工作制度；

（8）干部人事档案工作管理人员职责。

七种登记簿是；

（1）干部人事档案名册（包括现职和离退休等人员）；

（2）查（借）阅档案、材料登记簿；

（3）接收档案材料登记簿；

（4）转递档案材料登记簿；

（5）销毁材料登记簿；

（6）死亡人员档案登记簿；

（7）无接管单位档案登记簿。

2、干部人事档案工作的规范化就是在干部人事档案工作中统一标准、规则和做法的工作。

硬件标准:

（1）面积要求。根据中组部有关文件要求，每管理1000人的档案，库房面积不少于20平方米，并做到档案库房、阅档室、办公室“三室分开”；管理1000人以下档案，设专用库房，做到档案库房、办公室“两室分开”。

（2）保管要求。保管档案必须配置铁质档案箱（柜），不允许用木质箱（柜）存放档案，在职人员档案一律更换干部人事档案专用夹。

（3）设施要求。档案库房必须做到“六防”：

防火：配备干粉灭火器；

防潮：配备去湿机和湿度计，保持库房湿度在45%—65%之间；

防盗：安装防盗门窗和报警器；

防光：档案库房安装白炽灯和遮光窗帘；

防蛀：档案箱内放置防霉防蛀用品；

防高温：档案库房安装空调和温度计，保持库房温度在14℃—24℃之间。

（4）工具要求。一般指整理档案的一些基本工具。

（5）保密要求。档案库房应专用，库房内保持清洁，严禁堆放杂物。

3、干部人事档案工作的科学化就是在干部人事档案工作中采用相对先进的理论、方法、工具和技术的工作。

（1）档案存放的科学化：

关于档案编号方法

第一种——按姓名取角、定号的“四角号码编号法”。

第二种——按姓名的汉语拼音字母顺序编号的“汉语拼音编号法”。

第三种——按姓氏笔划编号的“姓氏编号法”。

第四种——按所在单位编号的“单位编号法”。

（2）档案管理的信息化。

第一步——档案目录的计算机管理，实现盘交换。

第二步——档案信息的计算机管理，实现资源共享优化管理。

4、从干部人事档案工作者队伍的现状来看，加强宏观管理和业务指导也是必不可少的重要环节。

（1）坚持集中统一管理的原则。即本单位干部人事档案应集中到组织人事部门保管；

（2）实行一级抓一级，一级对一级负责的原则。各单位既要做好本单位干部人事档案工作，

又要接受上级组织干部人事部门的业务指导、监督检查，同时还要对下级管档单位的工作负责。

机构上，管档机构一般应设在组织人事部门；编制上，管档2000卷以上的单位，要配备2名专职人员；管档1000-2000卷或1000卷以内，但有宏观指导任务的单位至少要配备1名专职人员，兼职管档人员主要精力应放在档案工作上。

二、加强干部人事档案工作的管理和指导的主要依据

干部人事档案工作的宏观管理和业务指导包括多方面的内容，主要有：

1、对本系统、本单位的干部人事档案工作进行调研、综合分析和监督检查的工作。

2、对本系统、本单位的干部人事档案工作的管理、机构设置和人员配备进行管理和指导的工作。

3、对本系统、本单位的干部人事档案工作队伍建设和人员培训工作进行组织和指导的工作。

4、对本系统、本单位的干部人事档案工作先进经验、干部人事档案审核工作等进行总结、通报、表彰的工作。

5、对本系统、本单位及时转发文件，统一制定工作制度和规定，并对干部人事档案工作动态及时反映的工作。

6、根据有关文件精神和上级业务指导部门的要求，对本系统、本单位干部人事档案工作的

具体业务问题进行释疑解难和帮助指导的工作。

三、怎样做好干部人事档案工作的管理和指导工作

（一）有关领导要重视和支持干部人事档案工作的宏观管理和业务指导。

1、要把干部人事档案工作的宏观管理和业务指导列入部门工作的职责范围；

2、要把干部人事档案工作的宏观管理列入工作计划和规划。

（二）干部人事档案工作人员是协助有关领导做好宏观管理和业务指导工作的参谋和助手。

（三）做好干部人事档案工作的宏观管理和业务指导需要注意的几个问题：

1、必须熟悉干部人事档案工作的规定和具体业务；

2、适当熟悉党和国家干部工作的有关规定；

3、熟悉本单位、本部门的干部人事工作；

4、熟悉下属单位的干部人事档案工作情况；

5、善于利用有关文件和规定开展工作。

（四）干部人事档案工作人员的个人素质如何，在宏观管理和业务指导工作中起着至关重要的作用

干部人事档案工作人员应具备的素养：

政治素养、专业素养、知识素养、能力素养等。

四、做好干部人事档案工作的管理和指导需要处理好的几个关系

1、默默无闻与适当宣传的关系。

2、遵守制度、严守纪律与勇于开拓、善于创新的关系。

3、内部与外部的关系。即横向与纵向的联系，必须靠制度来保障。

4、具体工作与宏观管理和业务指导工作的关系。

二者应相互促进。在工作中要注意防止二种倾向：一种是陷在自身的事务堆里而无暇顾及宏观管理和业务指导工作；另一种是只顾做宏观管理和业务指导工作而偏废了自身的具体管理工作。两个关系处理好才能使干部人事档案工作取得全面、扎实、有效的进步。

第九讲档案保护技术

一、绪论

（一）、档案保护技术的重要性

1、档案保护技术工作的水平，直接关系到档案工作的物质基础——档案的完整与安全。

2、档案的寿命是有限的——最大限度地延长档案的使用寿命。

3、档案保护技术工作是档案工作的一部分。

（二）、档案保护技术研究的内容和工作方针

1、研究内容

一是研究档案制成材料的损坏原因；二是研究保护档案的技术方法。

2、保护技术工作方针

以防为主，防治结合。

二、档案材料的损坏原因

（一）内因

1、原料的质量及性质

2、生产工艺

（二）外因

1、温度

2、湿度

3、光线

4、污染物

5、有害生物

6、水、火等

三、保护档案的技术与方法

（一）改善档案保护条件

1、建造合乎要求的库房建筑

原则：适用、经济、美观

2、配备必要的档案装具

柜、架、箱、卷盒、卷皮等

（二）强化科学管理措施

1、档案库房温湿度的控制与调节

（1）温度14～240C，相对湿度45～65％

（2）制定温湿度标准的依据

2、档案库房的防光、防有害气体、防尘

（1）防光措施

（2）防有害气体、防尘措施

3、对有害生物的控制

（1）霉菌

（2）害虫

（三）抢救历史档案的技术方法

1、修复技术概念

2、去污技术

3、去酸技术

4、加固技术

5、巩固技术

6、修裱技术