会议接待的工作流程.ppt

1、会议接待的工作流程会前预备会中服务会后服务服务中的留意事项会前预备了解会议主办单位的具体时间，地点及主要负责人或组织者，要有对口服务的目标，了解与会人员〔客人〕的层次与职位，以便特殊关注。A.确定会议的日期，在会议前一天检查好空调，音响及灯光等设备设施的正常使用状况，确保会议能够顺利进行。B.依据会议通知单，了解会议的具体要求，例如会议人数，类型等，在会前预备及布置好场地。C.了解开会所需物品：纸，铅笔，文件夹，白板，白板笔，茶水〔一般为嘉宾提供〕，茶水杯，保温壶，矿泉水，以及话筒〔无线咪，有线咪等〕，投影仪等音响设备要提前调试好，保证无故障，正常运行。如需放席卡的，需督促〔销售部〕会议跟进人落实此项工作，并在会前根据要求的顺序摆

2、放妥当。D.了解会议是否需要提供报处处，即签到台。E.会前了解与会人员有其他活动支配，例如用餐的支配，所在地点，做好会后交接。F.合理支配人员，明确分工。根据分工，各自进行预备工作。〔注：每次的会前卫生工作要求做到地毡的吸尘工作。〕G.支配好负责会议接待的服务员，需在会议开始时间提前30分钟到岗，进入工作间做预备，为嘉宾位预备茶水。会议接待的工作流程如当晚是品酒会的会议形式，了解清晰具体要求，设好吧台，备定相应酒杯数量，酒酌及席巾。会议接待的工作流程⒉会中服务A.客人进入会场，将会议门关闭。会议开始时，服务员站在话筒就近处，方便为主讲人〔主持人〕开话筒。会议开始后，站立于会议室左下角，呈45度面向客人，以便为临时出入会议室的客人开

3、门；同时应留意会场里的一切状况，留意客人的手势，眼神，随时提供

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服务。B.茶水〔位〕在会议开始时间提前5分钟倒茶，会议开始后每隔5～10分钟需续水〔添加茶水〕一次，按先后顺序或宾主顺序添加，或依据客人需要为其添加。会议接待的工作流程C.服务员在会议服务过程中不允许看报纸，玩手机，打瞌睡及大声说话或做不雅的动作，避开影响客人的开会气氛。负责接待会议的服务员进入会场后应关闭手机，以免影响会场的电器设备的使用，如话筒，音响等。D.如会场提供水果，点心或饮料，应每隔15～20分钟巡察台面，过道区域的卫生，准时清理垃圾，维持台面，走道地毯及走道植物的卫生。会议接待的工作流程⒊会后服务A.如有两场会议连续时，在会前应与会议负责人做好沟通工作，确

4、定下半场会议的使用时间与具体要求，依据要求，准时布场。如是同一批客人，可在会中休息时，简洁地清扫卫生，整理台面；不是同一批客人的，前一批客人走后，快速收台，清扫卫生，整理摆台，可依据会议单的要求提前做好后场会议需用的物品。会议接待的工作流程B.提前了解会议结束时间，知会下一消费部门做好预备，接待工作。在客人预备或提前散会前，通知下一消费部门〔例如会后用餐〕。C.会后通知会前消费过的部门预备好帐单，确认是否有会前，会后的消费，仔细核对帐单后，由最终负责接待的消费部门或负责整个接待工作的跟进人去跟进并结帐。备注：一般下午两点至六点的会议，跟会场的管理人员应在两点半前〔收银员收尾时段，预备清机〕预备好帐单，以便会议提前结束，会议接待的工作流

5、程方便为客人结帐。D.清理睬场：①.检查会场有无客人遗留的物品，如发觉客人的遗留物品要准时与会务组人员或会议跟进人联系，如两者都联系不上，直接交由保安部保管〔如贵重物品〕。②.清扫卫生，不留死角，桌椅归位，撤收

会议所用之物，分类放归原位，放置整齐。③.巡察现场，后场工作间，休息室，填写安全防火登记表，确认无误后，关闭电源，水，关好门窗，锁门；交安全防火表到保安部。会议接待的工作流程⒋服务中的留意事项A.如会议负责人表示〔提出〕会议期间不用服务时，服务员应在会场外〔门外〕值班〔站岗〕，以备客人需要服务。B.会议进行中，如有电话〔座机，一般很少〕找人，服务员应问清被找人的单位，姓名，然后礼貌地同志被找人；如不认识要找的人，应通过会务组人员

6、去找，绝不行在会场高喊客人〔被找人〕姓名。感谢倾听

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