公司公文标准与格式(WORD29页)

公司公文标准与格式 第一章 公文标准

一、

排版规格

公文用纸的纸型为A4型，“字”是标识公文中横向距离的长度单位，一个字指一个汉字所占空间。“行”是标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文用纸天头（上白边）为：37mm±lmm；订口（左白边）为：28mm±1mm；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

本排版规格是保证公文行数和字数的统一，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行，但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数，以保证下一面有公文的正文内容。

二、 公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。

三、 印刷要求

双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

四、装订要求

公文应左侧装订。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。

五、公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首

1．公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。

并不是所有的公文都需要编制份数序号。带有密级的公文要编制份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对

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照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。份数序号用阿拉伯数码，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机关可自行掌握。

2．秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。涉及秘密的公文应当按照秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家或公司秘密，泄露会使国家或公司的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家或公司秘密，泄露会使国家或公司的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家或公司秘密，泄露会使国家或公司的安全和利益遭受损害。

保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针对发文单位能够知道保密期限，可在密级程度后标注保密期限。如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。

3．紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识

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在版心右上角第2行。

紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。

如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。

4．发文机关标识

发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文

机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。

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关于发文机关标识的位置，本标准提出了两种：第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是留出25mm（约2行）位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白，也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm+25mm＝62mm的距离；第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即要留出80mm-25mm＝55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm+25mm+55mm＝117mm。

在设计文件“红头”时，两种形式均应具备，即平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm，上行文发文机关标识距上页边为117mm。

关于联合行文，“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中，文件首页必须显示正文。如果联合行文的机关过多，就可能出现把正文挤出首页的情况，而公文如果首页没有正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止（还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置）。

5．发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，公文标题用2号小标宋体，居中排一行或数行。正文用3号仿宋体字；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的

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距离（实际掌握只要不贴红色反线即可）。发文字号应居中。

机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。

年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。

序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。

6．签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

（二）主体

1．公文标题

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红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2．主送机关

标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行。最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。

3．公文正文

正文的标识在主送机关名称下l行开始标注，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”。

4．附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

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公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，放在公文生效标识印章之后。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。可在公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。

5．成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”。

由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置

而定，对只盖一个印章的单一机关发文，本标准规定落款处（即成文日期之上）不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在成文日期上，上距正文l行之内，也就是不到l行的空白。

印章加盖要端正、居个（即居成文日期之中）。印章加盖方式：一种称之为“下套”方式，适用于带有图案、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是，印章的图案和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。这是为了保持成文日期的清晰度，防止因图案或文字压在成文时间上而使其难以辨认。另一种称之为中套方式，适用于印章下弧有文字的印章（专用印章有许多是这种样式）。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

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当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

两个单位联合行文，本标准规定应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。其余要求均同一个印章。

三个单位联合行文，会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上，也就会出现至少有一个以上的印章是空白印章，如果公文出现空白印章，就等于把单位印模送给了所有收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章，所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白的印章。印章每排最多排3个，这样要求是防止印章边缘超出版心。在具体排布印章时应使主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章时，应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空l行位置，右空2个字。同样应保证印章间既不相切也不相交，每排印章中心线对齐。

两个或两个以上印章的排列还规定只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，而统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

现行公文常出现一种“此页无正文”的格式，即当正文之后的空白容不下印章位置时，需将印章加盖在下一空白页上，于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”，并用圆括号括起。

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这样做是考虑到了防止在空白页私加文字，但正文之后的空白则留了缺口。为了堵上这个缺口，本标准作了规定，即在出现上述情况时，以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。出现上述情况时不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

6．附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至公司中层以上领导干部”、“此件可发项目监理部”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。

（三）版记

1．主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。

标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。

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2．抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

抄送机关标识于主题词之下，要注意三点，一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。

如果在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关，因主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，标识方法与抄送机关的标识方法相同，即也要注意上面提到的三点。

3．印发机关和印发日期

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各部室，也可标识发文机关。

标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后，也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。本标准说明了印发日期以公文付印的时间为准，是为了界定生效时间与印发时间的区别。

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4．版记中的反线

版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。

5．版记的位置

版记应置于公文最后一面的最下面的位置，版记的最后一个要素置于最后一行。确定版记的位置会遇到以下情况：

（1）公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面。

（2）公文有附件。如果附件是被转发的文件，该文件后面也应有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。

六、 页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页码不标识页码。

七、 公文中表格

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公文如需附表，对于横排A4表格的页码，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一边，双页码横表表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看。

公文如需附A3表格，也就是表格的开本比较大，而且是作为公文正文的最后一页时，为避免表格的脱落，所以应使表格处于封三之前位置，而不应将表格贴在封四上。

八、 公文的特定格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家或公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机

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关。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第二章 公文格式

一、决定格式

决定是机关对某些重大问题或重要事项，经过一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体。一般由标题和日期、正文、结尾三个部分组成。

（一）标题和日期

决定的标题要完整地写出发文机关、决定事由和文种三项内容。在决定事由前一般以“关于”

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连结。决定的日期即会议通过或领导签发此项决定的日期。它写在标题之下，外用括号。重大的决定，还需注明通过该决定的机关、日期和生效日期。

（二）正文

决定的主体部分也就是正文。其篇幅长短，由内容多少决定。一个篇幅较长的决定，其内容通常包括两层意思：一层是说明形势和有关情况，作出决定的目的与意义；另一层是说明决定的具体事项，落实决定的、措施和要求等等。

篇幅较长的决定，正文在结构上可分为开头、主体、结语三部分。

开头。这一部分一般用一个自然段落，用“特决定如下”或“特做如下决定”与主体部分衔接。“开头”主要用以说明目前形势，分析或阐述做此决定的原因目的及意义。其语言要求简洁、概括性强。

主体。表达决定的具体内容。因为它是下级机关、相关单位及所属个人必须执行的准则，所以要求写得明确、具体、详尽。这一部分的表达方式常采用条文式写法，在这些表现具体内容的“条”、“项”之间可以是明险的并列关系，也可以是明显的递进关系，无论何种关系，都一定要形成完整、严谨、清晰的整体。主体部分也可用简述式写法，对所决定的事项作出直接公布。

结语。在这一部分中提出希望、号召和要求。

（三）结尾

在决定的正文之后，可写“本决定自发布之日起施行”，通常不写成文日期和发文单位。

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二、通知格式

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

（一）印发、批转、转发性通知的写法

标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。

（二）批示性通知的写法

标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

（三）知照性通知的写法

这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

（四）事务性通知的写法

通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对

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象，会议的时间、地点，需准确的材料等。

三、通报格式

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

通报属下行公文。

通报由标题、文号、密级、主送单位、正文、发文机关和日期组成。

（一）标题

由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。标题有两种写法：一是公文式标题；二是新闻式双标题，多为正题加副题，也可是眉题加正题。如果内容有所专指，要写明主送机关；普发性的通报则可不写主送机关，或在正文中、发至范围中注明。

（二）正文

包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。

表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：

1．主要事实

表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。

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2．分析指出事例的教育意义

表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。

3．提出要求

情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

（三）尾部

由落款、发文范围、抄送、附件等组成。

四、规定格式

规定是由机关对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

（一）标题：地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。

（二）正文：

1．正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

2．“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

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3．根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。

五、报告格式

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

（一）综合性报告的写法

1．标题

事由加文种，如《关于2008年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《青岛恩地建设工程咨询有限公司关于2008年度工作情况的报告》。

2．正文

把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名

立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写\"请审阅\"或\"特此报告\"等语作结。

（二）专题报告的写法

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1．标题

由事由、文种组成，如《关于员工培训工作有关问题的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

2．正文

可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。

3．结尾

通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

（三）回复报告的写法

1．标题

与前两种报告大体相同

2．正文

根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。

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六、请示格式

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

（一）请示的特点

1．针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而\"请示\"具有很强的针对性。

2．呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的

请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。

3．单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

4．时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

（二）请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

1．请求指示性请示。

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2．请求批准性请示。

3．请求批转性请示。

（三）请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

1．首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

（1）标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》

（2）受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

2．正文。其结构一般由开头、主体、结语构成。

（1）开头。主要交代请示的理由。

（2）主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。

（3）结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。

3．尾部。其主要结构为落款与成文时间两部分。

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（四）请示应注意的问题

1．一文一事的原则。

2．材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

3．理由充分，请示事项明确。

4．语气平实、恳切，以引起上级的重视。

七、批复格式

批复的核心内容是就请示的内容、问题表示上级机关态度，是同意还是反对，有不同意见要在批复中直接申明。

批复的结构包括标题、主送单位、正文、结尾、发文机关几部分。

（一）标题

标题包括批复机关、批复事项和批复文种三个部分。如《公司对〈办公室举办“恩地杯”乒乓球比赛的请示〉的批复》。也可只写批复事项及文种两部分，如《关于举办“恩地杯”乒乓球比赛的批复》。

（二）主送单位

即来文请示的单位。其位置在标题之下，正文之上。批复是有针对性的，所以不可缺少主送

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单位。

（三）正文

分为开头、内容和结语三部分。

开头一般注明批复的依据，用以说明是针对哪个请示所作的批复，要求写得严谨、明确。如“《办公室关于举办‘恩地杯’乒乓球比赛的请示》（青恩咨办字〔2008〕12号）收悉”，然后，一般写如“经经理办公会研究，现批复如下”、“经研究，批复如下”等。

请示的内容决定批复的写法。下级机关只就某个具体事项请

示，批复的内容亦简单明了，可直接表态，同意的就写肯定意见，不同意的要提出有根据的、有针对性的缘由。有的批复具有一定的普遍性，则需上级机关较为详细地写明批复态度，充分阐明理由。还有些批复可在同意的前提下，原则性地提出希望。如“希望在发扬我公司的企业文化传统方面，作出努力”。

结语使用的语言要简短，语气要坚决，态度要鲜明。

对请示的批复一般分三种意见：完全同意，不完全同意、完全不同意。意见不同写法也不同。

完全同意的批复可以不写同意的理由，只明确表态。如：“你部青恩咨办字〔2008〕12号请示收悉，经经理办公会研究，同意举办乒乓球赛”。下级单位的请示，受和具体情况有时不能得到完全同意的批复。在写此类不完全同意批复时先说明同意部分，再讲清不同意部分及其原因。如：“你部青恩咨办字〔2008〕16号请示收悉，经研究同意购制486电脑一台，但囿于经费所限，暂不同意购制轻型印刷设备。”

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完全不同意的批复，一定要讲明不同意的理由和根据。因为对下级的请示有完全不同的理解，所以要在周密的思考和研究后，清楚、肯定、有针对性地答复下级请示，不能使用有歧义的词语。也可在发文之前，先向下级单位讲明理由和依据。

批复的结尾多用“此复”、“特此批复”等习惯用语。发文机关、发文日期也是不可遗漏和忽视的部分，并且要书写完整。

八、意见格式

意见适用于对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法，或上级机关对重要问题、重要工作提出意见和建议。

意见可以是下行文、上行文，也可以是平行文；可以有抬头，也可以无抬头；可以直接行文，也可以要求上一级机关批转。成文时间、落款可以放在文尾，也可放在标题之下。

意见的行文格式通常有四种：

1．上下行文均有抬头，有受文单位。上行文作为建议报上一级机关，抬头直书直接上级机关名称；下行文下发指导性意见，

受文单位为所属下一级机关。行文中落款一般应放在文尾。

2．行文没有抬头，一般应将制发机关、制发时间放在标题之下，也有把落款时间放在文尾的情况。

3．批转、转发意见在行文形式上是通知，内容是意见。一般

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来说应采取抬头的形式，且在文尾有“以上意见如无不妥，建议批转各地、各部门执行”字样。

4．印发本机关的工作意见、实施意见，在印发通知的导语中表达。

九、函格式

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。

（一）标题

一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

（二）正文

一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，“敬请大力支持为盼”等。

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标

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识方法从本标准相应要素说明。

在制发机关公文的实践今，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。为此，本标准为这种“信函式”公文设计了格式，具体为：

1．发文机关名称上边缘距上白边30mm，也就是打破了本标

准规定的“文件式”公文上白边为37mm的界限，将“信函式”公文的上白边缩小为30mm，然后在30mm之下标识发文机关名称。由于不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称。

2．在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20mm处印一条上细下粗的文武线，线的长度为170mm。这样设计，可保证“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致，只不过将发文机关标识移出了版心。

3．“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格（一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项），发文字号放在武文线下版心右上角顶格。首页不放页码，最后一行（第22行）文字下边缘与文武线距离6mm。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。

十、会议纪要格式

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要

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贯彻执行的具有纪实性和指导性的文件。

会议纪要根据适用范围、内容和作用，分为两种类型：1．工作会议纪要。2．协商交流性会议纪要。

会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。

（一）标题

由会议名称和文种组成。如《全国高校大学语文教学研讨会纪要》。

（二）文件日期

成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。

（三）正文

正文可写三部分，也可只写前两部分。

1．在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。

2．主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。

一般有三种写法：

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一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。

二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言

的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。

三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。

总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。

3．结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。

会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位

置同发文机关标识，即距版心上边缘25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。

本标准中的会议纪要的格式主要是针对公司的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。

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