宁波锦春电器有限公司 NiNGBO JINCHUN ELECTRIC APPLIANCES CO.,LTD 信息交流控制程序 受控状态： 文件编号： JC-QP-03 版 本 号： A/0 发布日期： 2011年01月31日 生效日期： 2011年02月01日 编制 审核 批准 未经公司之书面许可, 任何个人和团体不得全部或部分复制、使用或引用本标准。
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1 目的
明确公司内部以及各相关方管理体系等信息交流途径，使公司管理理念、企业文化和管理体系等 信息能够即时传递。 2 范围
适用于本公司各部门及相关方的信息交流。 3 定义
3.1【内部信息】是指相关法律法规、管理体系方针、目标、指标、管理方案等情况；总经理和管理者代表的指示；各部门之间产品的质量、环境等问题;重要环境因素；内、外审和管理评审的结果；纠正预防措施的信息；化学品的管理、废弃物的分类管理；环境事故、质量操作事故等其它体系运行的信息。
3.2【外部信息】是指法律、法规发布及变更时;客户特殊要求；客户满意度的调查;相关方的信
息，如抱怨；应急计划和其它项与环境部门的联络；其它管理体系信息。
3.3【相关方】是指关注本厂质量环境绩效或受本公司质量、环境绩效影响的个人或团体;
例如临近工厂、居民、供应商、客户和机构等;
4 职责
4.1总经理：全面领导公司的管理体系运行工作，负责向公司员工传达满足顾客要求、法律法规 和其他要求的重要性。
4.2管理者代表：负责就管理体系有关的事宜进行外部联系；定期/不定期向总经理报告管理体系 运行的信息。
4.3行政部:内外部管理体系信息交流的归口管理；负责公司内外信息交流、发布、收集和传达。
并保存和管理相关的信息事故方面的信息处理。负责内外部环境信息交流的总体协调安排。 4.4业务部门：负责与顾客相关方的沟通、信息传递。
4.5各部门：负责本部门的信息收集并传递，做好部门间的沟通及与顾客、相关方的沟通， 负责处理来息外部与本部门有关的信息，负责与相关部门进行信息交流，并做好记录。 5 工作程序
5.1内部信息交流
总经理策划组织设定公司固定的沟通渠道,确保在不同层次和职能之间，就质量/环境管理体系的运作符合目标及要求和完成情况以及实施的有效性进行沟通，达到互相了解、互相信任，实现全面参与的效果。 5.1.1内部信息情况
5.1.1.1常规信息，如观念、理念、管理体系方针目标、指标信息、内部审核、
管理评审及第二方和第三方审核的信息等。
5.1.1.2不符合信息和潜在的危险源、环境因素、风险信息等。 5.1.1.3紧急信息，如出现重大的质量、有害物质、环境、事件等信息。
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5.1.1.4应急准备及响应的相关运行活动的控制中的有关重要信息等。
5.1.1.5培训信息和各相关部门间、管理工作岗位之间的日常联系、常规报表及其
他内部信息通报等。
5.1.2内部信息交流形式
5.1.2.1自上而下的沟通
公司总经理和其授权总经办主持召开公司例会,并在会议前发放《会议通知》，对于讨论生产、质量、顾客反馈、环境等各方面的情况，及时采取措施，确保QMS及EHS管理体系的正常运行，会后的会议记录由总经办整理分发相关部门；
5.1.2.2由下而上的沟通
各部门应建立报告制度，在公司例会上向最高管理者报告部门的整体运作 情况，作为最高管理者进行决策的依据。对特殊情况，可例行直接向总经 理汇报。
5.1.2.3部门内部的沟通
各部门定期由部门负责人召开部门内部例会，讨论工作范围内的QMS及EHS 管理体系目标的实现情况及存在问题，以便及时采取相应的纠正预防措 施，加强对实现产品过程动作的监视和测量。
5.1.2.4跨部门间的沟通
对于部门之间需要沟通的事宜，以《工作联络单》包括设计、施工、计划、 质量、安全等方面问题，由公司主管领导主持和各部门施工项目负责人自 行进行沟通。
5.1.2.5同员工的沟通
a)通过选举方式选出员工代表、参与和协商的事项包括：参与管理体系方针、 目标、指标程序的制定和评审；参与管理体系相关事务，如危险辨识、评价 与控制措施和事故调查处理；参与改善作业环境的商讨等；
b)提案箱/意见箱
b.1行政部门负责在公司各事业部设立提案箱/意见箱，安排专人管理，以
征集员工对公司的建议和意见。
b.2提案由提案人填写《提案表》投入提案箱/意见箱或直接交到总经办 b.3由行政部门专人定期开启提案箱，收集提案，并做好《提案登记表》。 b.4提案由行政部门组织相关部门，依《合理化建议管理制度》进行处理。
5.1.3公司内部信息传达，采用《工作联络单》形式，由各中心/事业部有关人员负
责。
5.1.4各职能部门之间对管理信息的交流、联系答复，可采用面对面的交流方式,也
可以用《工作联络单》方式作为接口。
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5.2外部信息
5.2.1外部信息来源及交流
5.2.1.1由认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局、劳动安全局等检测和
检查结果反馈的信息，及时了解并传达。
5.2.1.2法律法规标准信息，如产品质量标准、环境保律法规、职业健康安全
法律法规及其他要求。对其获取或识别法律法规新信息并及时传达。
5.2.1.3与顾客及相关方的反馈信息，以对外宣传的方式，编写宣传材料或以书面
或电子媒介形式发布。
5.2.2外部沟通作业流程
5.2.2.1供应商信息沟通：
相关部门→采购部门→供应商→采购部门→相关部门
5.2.2.2客户信息沟通：
相关部门→业务部门→客户→业务部门→相关部门
5.2.2.3临近工厂﹑机构、社区的相关资讯沟通：
a) 沟通流程
相关部门→管理者代表/行政部门→临近工厂、社区、→管理者代表/行政部门→相关部门 b) 外部资料的收集
b.1法律法规的收集具体依公司《法律法规和其他要求及合规性控制程序》执行作业；
备注：如公司部门相关部门需要提供给相关方承诺书、申明、保证书（或客
户提供的需要我公司相关部门盖章的）等资料的，除按上述要求操作外还需做好相应的记录。如不按以上程序进行外部信息交流的对出现的问题将追究相关人员经济责任。
5.2.3客户的信息传达沟通可依《市场营销控制程序》执行。
5.2.4相关方欲了解公司管理体系方针及其他管理体系方面的信息，需请示部门负责人经批
准后，应在2天内相关方联络部门发送管理体系方针及其他管理体系方面的信息给对方,但需按《文件与资料控制程序》执行。
5.2.5对于本公司新、改、扩、迁建项目的管理具体依《新、扩、改建施工过程控制程序》
执行；
5.2.6办公室需定期到当地环保局查核新颁布的环保法规。
5.2.7厂内排放污染物的种类、数量、浓度、去向、地点、方式以及固废的储存、利用、 处理做出重大改变时管理者代表应在变更前15日向当环保局办理变更申报手续。
5.2.8要停用、拆除、改造、更新三废处理设施时，行政部门应提前15天报当地环保
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局。
5.2.9公司危险废弃物的转移，行政部门具体依《废弃物管理控制程序》作业；
5.2.10对于周围居民等相关方环境方面的投诉，行政部门要依《持续改进控制程序》处理。 5.2.11 管理代表必须安排专人对管理体系信息内外部各项处理过程及结果进行登录、追踪、确认。
5.2.12若资讯属违反管理体系方针、目标、法规等，按《持续改进控制程序》执行。 5.3信息交流记录和保管。
各部门内外部信息交流要做好记录，重要报告信息由行政部负责分类、存放入整理归档，确保已经获取信息的完整性和可用性，方便查阅。
6 相关文件
6.1《文件与资料控制程序》 6.2《法律法规和其他要求控制程序》 6.3《持续改进控制程序》 6.4《合理化建议管理制度》 6.5《废弃物管理控制程序》
6.6《新、扩、改建施工过程控制程序》 7 相关记录
7.1 QP-03-R01-A.0 《工作联络单》
7.2 QP-03-R02-A.0 《提案表》 7.3 QP-03-R03-A.0 《提案登记表》 7.4 QP-03-R04-A.0《会议通知》
7.5 QP-04-R04-A.0《培训会议记录》 引用《管理评审控制程序》表单
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