财务部管理流程手册VDOC

财务部流程管理手册

二零零八年八月

目 录

01、对帐单据收集流程………………………………………………………………………………………………………04 （1）流程图…………………………………………………………………………………………..………………………04 （2）核心步骤说明………………………………………………………………………………………..…………………05 （3）相关文件和制度………………………………………………………………………….…………..…………………06 A、帐务管理制度………………………………………………………………………………………………………………06 （4）相关记录和表单（略）…………………………………………………………………………………………………06 02、应收款管理流程…………………………………………………………………………………………………………08 （1）流程图……………………………………………………………………………………………………………..……08 （2）核心步骤说明…………………………………………………………………………………………..………………09 （3）相关文件和制度（略）…………………………………………………………………………………………………09 （4）相关记录和表单（略）…………………………………………………………………………………………………09 03、应付款管理流程…………….…………………………….………………………………………………………………10 （1）流程图…………………………………………………………………………………………………………………...10 （2）核心步骤说明……………………………………………………………………………………………………………11 （3）相关文件和制度（略）…………………………………………………………………………………………………11 （4）相关记录和表单（略）…………………………………………………………………………………………………11 04、费用报销流程……………………………………………….……………………………………………………………12 （1）流程图……………………………………………………………………………………………………………………12 （2）核心步骤说明………………………………………………………………………………..…………………………13 （3）相关文件和制度……………………………………………………………………………..…………………………14 A、借款及费用管理制度………………………………………………………………………………………………………14 （4）相关记录和表单……………………………………………………………………………..…………………………18 A、借款单………………………..……………………………………………………………………………………………18 B、交际费申请单………………………………………………………………………………………………………………19 C、出差申请单…………………………………………………………………………………………………………………20 D、外购物料申请单……………………………………………………………………………………………………………21 E、零星采购申请单…………………………………………………………………………………………………..………22

财务部管理流程说明：

流程类别 财务部管理流程 流程个数 4 相关文件和制度 2 相关记录和表单 5

第一部分：对帐单据收集流程

（1）流程图

CW-01采购专员/物控专员会计销售工程师/业务助理<对帐单据收集流程>开始开始开始开始01A、采购01B、出货01C、退货01D、客户开发计划阶段报价单采购单送货单退货单出货单客户退货单报价单客户退货处理单订单采购对帐单02、收集整理应收款管理流程03、核对应付款管理流程 <执行阶段>结束4

（2）核心步骤说明

步骤 工作内容的简要描述 采购需收集以下单据：报价单、采购单、送货单、退货单等，据此编制采购对帐单； 出货需收集以下单据：出货单 相关制度 相关表单 《报价单》 《帐务管理制度》 《采购单》 《送货单》 《退货单》 01 退货需收集以下单据：客户退货单、客户退货处理单 客户开发需收集以下单据：报价单、客户提供的订单 收集整理相关单据，确认无误后按照应收或应付款管理流程进行有关处理 02 5

（3）相关文件和制度

帐务管理制度

1 总则 1.1 目的

为加强对财务对帐工作的指导，确保应收、应付款的准确性、及时性，特制订本制度。 1.2 适用范围

适用于所有与公司有实现购销业务的往来对帐。 2 组织管理 2.1 管理责任

2.1.1 财务部：负责对帐单的编制与审核，跟踪、确认款项。 2.1.2 资材部：负责及时、准确的提供与顾客对帐的各项单据。

2.1.3 办事处：负责提供各客户对帐所需的基础资料及对退货产品的追踪处理并及时反馈处理结果。 3 管理内容及要求： 3.1客户的对帐 3.1.1 对帐的依据 3.1.1.1出货单

a) 出货单（空白）由PMC进行保管，领用、退库时应按号码顺序登记。

b) 出货单是将产品送往客户的原始凭据，内容包括送货单日期、订单编号、品名、规格、数量等。由PMC负责打印并保证有关内容的准确、真实、完整并不得更改或涂改，若遇其它原因需更改发运单上的内容时，则需由主管签名核准。

c) 出货单作为财务对帐的原始依据，由资材部在发货的一周内将连号的发运单送至财务人员签收。

d) 作废的出货单应注明原因，在月末与存根联一并交财务保存备查。如不能够完全取得一式六联的，应由资材部做文字说明。 3.1.1.2退货单

a) 退货单是客户退货产品的原始凭据。

b) 退货产品的清点、验收、核对均按《顾客退货品处理指导书》执行；

c) 所有产品的退货单，都必须在三个工作日内递财务部，要求将最终的处理方案在退货单上说明，并由资材部经理核准方有效； 3.1.1.3 对帐的单价

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a) 对帐依据的单价：以报价单上我公司与客户最终确认的单价为准；若遇特殊情况则需办事处提供联络函，经部门经理签字确认，总经理批准方可。

b) 对于单价的管理与报价单的流转参照《销售管理制度》“3.5报价管理”执行。 3.1.2 对帐单的编制

3.1.2.1 依据3.1.1所提供的资料，财务负责按客户的结帐日期及时编制对帐单；

3.1.2.2 对帐单一般按统一的格式分顾客编制，包括发运单号、送货日期、订单号、品名、规格、数量、单价、单重、金额、重量等。若顾客有特殊要求的按顾客的要求编制。

3.1.2.3 所有编制好的对帐单，必须经财务经理审核后方可发出。特殊情况下由财务经理指派其代理人审核。 3.1.3对帐单的确认

3.1.3.1对帐单由发出对帐单的财务人员负责跟踪。

3.1.3.2当确认对帐单无误时，对帐人员即可根据客户的需求开票.

3.1.3.3当对帐单有异议时：单价异议，由办事处相关负责人协助财务解决；数量或单据等异议时，由资材部协助财务解决。

3.2 供应商的对帐

3.2.1 供应商对帐的结止日期统一为每月25日（包括25日），以我公司仓库人员签名、验收入库的时间为准. 3.2.2 供应商的对帐单要求必须在每月30日之前传真至我公司，否则延运至下月对帐. 3.2.3 采购单与供应商的送货单由资材部递交财务：平时每三天一次，月底对帐结止日一次。 3.2.4 退货单和与供应商确认无误的报价单原件由资材部每天递交一次。

3.2.5 我公司财务人员根据资材部提供的采购单、报价单、加工单、退货单认真核对对帐单中的各项内容，在确认无误的情况下，交财务经理审核后于每月3号之前回传至各供应商确认。

3.2.6当在整个对帐的过程中若遇数量、单价、单据等问题时，由资材部负责协助财务处理。

3.2.7所有月结供应商的开票结止日期为每月22号之前递至我公司，否则以收到的所属月份开始算月结。 3.3对帐单、订单、报价单的保存

3.3.1 客户的对帐单、订单的保存期限为收到货款后3个月；供应商的对帐单、订单的保存期限为支付货款后6个月。

3.3.2 持续半年未供货的厂商，若货款已全部收回，则报价单的保存期限为截止供货后半年，若货款未全部收回，则报价单需持续保留；持续供货的厂商，报价单的保存为长期。 4 附则

4.1 本制度由财务部负责起草修订，经公司总经理批准后公布实施。 4.2 本制度由财务部负责组织实施，并对相关问题进行解释。

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第二部分：应收款管理流程

（1）流程图

<应收款管理流程>物控专员会计财务部经理CW-02销售工程师/业务助理开始计划阶段对帐单据收集流程01、编制对帐单N02、审核Y03、交给客户核对与PMC核对相关数据N04、客户反馈OK？Y05、跟催回款到期到款OKN跟催收款Y06、收款核对,销帐Y收款OK<执行阶段>07、进行呆坏帐处理超过6个月未回款<分析改进阶段>08、回款分析/改进结束 8

（2）核心步骤说明

步骤 工作内容的简要描述 相关制度 相关表单 01 会计编制对帐单 02 财务部经理进行审核 03 财务部经理将对帐单交给客户确认 04 若发现问题，与PMC核对相关数据 05 客户确认无误后，跟踪催收回款。必要时要求销售工程师协助催收款项 06 款项收到之后，进行核对销帐 07 若回款超过6个月未回款，计入呆坏帐，进行相关处理 08 定期进行回款分析，针对存在的问题提出改进措施并实施 9

第三部分：应付款管理流程

（1）流程图

<应付款管理流程>采购专员会计/出纳财务部经理CW-03副总经理/总经理开始计划阶段对帐单据收集流程01、核对资源商对帐单与采购专员确认N确认无误Y02、回签给资源商03、进入应付明细帐04、资金预算05、审核NY06、审批Y07A、本币付款07B、外币付款08、销帐 <执行阶段>结束10

（2）核心步骤说明

步骤 工作内容的简要描述 相关制度 相关表单 01 会计核对资源商提供的对帐单 02 确认无误后会签给资源商 03 会计编制应付帐款明细帐 04 进行应付款资金预算 05 财务部经理进行审核 06 公司领导进行审批 07 本币付款由会计负责打款，外币付款由副总进行处理 08 付款之后，会计进行销帐 11

第四部分：费用报销流程

（1）流程图

<费用报销流程>费用申请人会计/出纳CW-04副总经理/总经理开始开始开始计划阶段01A、费用报销01B、交际费用申请01C、借款费用报销单交际费用申请单借款单N02、部门经理审核N500元以内,且总经理外出总经理在公司审批会计审批出纳支款02、部门经理审核YN03、会计审核单据合理性Y04、审批Y是否支款<执行阶段>05A、付款05B、冲帐,报余款<分析改进阶段>06、费用分析/改进结束 12

（2）核心步骤说明

步骤 工作内容的简要描述 相关制度 相关表单 01A 报销费用，填写《费用报销单》，附上相关报销凭证 《借款及费用管理制度》 《费用报销单》 01B 员工申请交期费，填写《交际费用申请单》 《交际费用申请单》 01C 员工借款填写借款单 部门经理进行审核。借款和申请交际费，需经 《借款单》 02 总经理批准。总经理外出时，500元以内由会计批准后予以借款 03 会计审核单据的合理性 04 公司领导进行审批 05 出纳进行付款或者冲帐 06 会计定期组织进行费用管理情况分析，针对存在的问题提出改进措施，并组织实施 13

（3）相关文件和制度

借款及费用管理制度

1 总则 1.1 目的

为规范公司的费用报销程序，有效控制费用开支，降低相关运营成本，根据国家会计准则及企业内控要求，特制订本制度。 1.2 适用范围

本管理办法适用于公司交际费用、差旅费等管理。 1.3 专业术语及定义

1.3.1当日出差：出差当日可往返者(又称为短差)。 1.3.2远途出差：出差当日不能返回，必须在外住宿者。 1.3.3国外出差；赴国外出差者。 1.4 相关原则

公司进行费用报销，应坚持以下原则：

1.4.1责任明确原则：费用报销坚持“谁发生谁报销”原则，不得进行代报，多人合并报销应以一人申报为主； 1.4.2费用清晰原则：费用报销应填写完整必要的报销单据，做到发生费用及产生费用活动清晰、明了、准确； 1.4.3费用申请原则：进行相关经营管理活动应坚持进行费用申请，批准同意后方可进行。如因特殊原因不能进行费用申请，应通过电话或其他方式告之上级领导；

1.4.4及时入账原则：费用报销部门及财务管理部应及时进行费用申报及费用报销处理，规避相关财务风险。 2 组织管理

为确保费用报销有序开展，公司对费用报销建立明确、清晰的职责分工，相关分工如下： 2.2.1 公司总经理为相关费用报销的最高审批者，主要职责为： a) 审批公司的费用报销相关制度和文件；

b) 对公司的费用报销管理工作提出指导意见和要求。 2.2.2 财务部为费用报销的管理监控者，主要职责为： a) 制订相关的费用报销管理制度和文件； b) 审批权限范围内的费用报销申请； c) 负责费用报销业务的具体办理；

d) 根据公司及部门的费用报销情况进行分析改进；

2.2.3 公司其他部门为费用报销的实施操作者，主要职责为： a) 对部门的费用报销进行审查； b) 向财务部提出相关费用报销申请；

c) 执行财务部所提出的相关费用管理改善措施。 3 管理内容及要求 3.1借款

3.1.1凡因公借款，应填写《借款单》，注明借款金额、用途、预计还款时间。500元以内（含500）由部门经理批准；500元以上由（副）经总经理批准；1000元至3000元需提前一天通知财务部；3000元以上（含3000）需提前两天通知财务部。

3.1.2私人、私事原则上不予借款，若因特殊原因，需经总经理批准；借款额度应控制在1000元以内； 3.1.3凡因公借款应於费用实际发生后3个工作日内清账，节假日顺延，超过规定时间清账，财务不予受理。 3.1.4前次借款未报销清帐者，不得再借，特殊原因需再借，必须经总经理批准。 3.1.5凡借款不得跨月清帐,如若跨月未清者,则次月在工资中直接扣除。 3.2交通费、住宿费、电话费报销

3.2.1公司所有人员出差，必须填制“出差申请单”，“短差”由部门经理审批后交前台方可外出；“长途出差”需提前两天由总经理批准，否则，均当旷工处理。报销时必须将此单与《费用报销单》一并交财务，否则不予报销。 3.2.2交通费按出差往返地点、里程，凭正规核准报销。

3.2.3所有人员出差不得包车，乘坐的士、摩托车；特殊原因应经部门经理批准。

3.2.4所有人员出差的住宿费、生活费报销按《亿宏泰薪酬福利管理手册》中的“附件4：津贴项目享受范围及津贴标准”执行。

3.2.5凡是不在公司吃住的人员享有生活费补助，标准按《亿宏泰薪酬福利管理手册》中的“附件4：津贴项目享受范围及津贴标准”执行。

3.2.6凡是享有电话费补助的人员，必须凭领取电话费补助，标准按《亿宏泰薪酬福利管理手册》中的“附件4：津贴项目享受范围及津贴标准”执行。 3.3业务交际费

3.3.1业务人员的交际费应本着小额、合理、事先批准的原则执行。

3.3.2 所有的业务交际费用必须事先填写《交际费用申请单》，由部门经理审核，报总（副）经理批准后方可执行。报销时必须将此单与《费用报销单》一并交财务，否则不予报销。

3.3.3 业务交际费原则上只有经（副）理以上职务才有权限使用，若遇特殊情况，应写申请至总经理批准才能发生。 3.3.4 业务交际费应於费用实际发生后3个工作日内清账，节假日顺延，超过规定时间清账，财务不予受理。 3.4路桥费报销

3.4.1车辆出差必须严格遵守《车辆管理制度》按派车单安排的路线行驶，路桥费据实报销。 3.4.2车辆出差不能因公带私，否则一次罚款100元，并负担其私事所引发的一切费用。

3.4.3特殊情况公司员工需私人用车时，应先提请人力资源部经理审核、总经理批准，但是私人用车所发生的一切费用公司一律不予报销，由用车人员自行支付。

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3.4.4车辆出车违章罚款，凡属驾驶员责任的，一律不许开公司车辆去缴纳，并且所发生的一切费用由贺驶员承担；凡属因公司责任造成的，由公司承担。 3.5 外购物料报销

3.5.1外购物料必须填制外购物料申请单,由部门经理审核签字,并交与总(副)经理审核签字后交财务部。 3.5.2 外购物料申请单须提前两天交与财务部并写明付款时间、金额。 3.5.3 外购物料申请人员应于物料到公司后凭送货单按流程报销。 3.5员工探亲往返路费报销

3.6.1所有享受该待遇的人员，探亲往返路线一律以在公司登记的户籍所在地为依据，否则不予报销；

3.6.2若B 层级的员工不坐飞机，坐火车或汽车回家，原则上凭正规据实报销，但的士车票不予报销，所报销费用不得超过坐飞机发生的费用；

3.6.3若C 层级的员工回家乘坐火车，一律报硬座费用。乘长途汽车的凭票据实报销，但的士、飞机票不予报销。因故坐飞机的，可按火车或汽车费用报销； 3.7其它有关费用的报销

3.7.1随公司总经理出差，所发生的费用与总经理分不开时，按特殊情况处理报销。

3.7.2零星物料及办公用品的采购，凡进库的按入库手续办理；不入库的，由接收人点验签收、财务审核、总经理批准后报销。

3.7.3其它杂费凭正规、经办人签名、财务审核、总经理批准后报销。 3.8报销有关事宜的规定

3.8.1凡是因工作失误（即人为因素）引起的需返工、报废或采取的其他补救措施所发生的一切费用公司一律不给予报销，由相关责任人负责。

3.8.2报销费用时必须填写《费用报销单》，所有单据要按性质（如差旅费、业务招待费、办公费等）分类、分次、分页粘贴填制，所有报销凭证必须是原始凭据，单据必须真实、清淅、不得涂改，必须是正规。若因特殊原因无的，金额在100元以下的，应办理支出证明手续并需总经理审批；100元以上，必须取得合法的才予以报销。 3.8.3所有报销单据，应按财务部规定的标准粘贴，否则不予报销。

3.8.4财务人员对报销单据必须认真审核，如有疑问可提出质询，报销人员应予配合。 3.9报销流程

3.9.1报销人员按财务部规定填制费用报销单； 3.9.2交与本部门经理审批； 3.9.3交与财务审核签字；

3.9.4交与（副）总经理签字，后到财务部报销； 3.10报销期限

3.10.1凡出差应在返回公司后6个工作日内报销；

3.10.1凡当月的零星购物及杂费必须在取得后的3个工作日内报销，否则不予报销；

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3.10.3 所有报销不得跨月；

3.10.4 定于每周二、四、六上午八点到十点为报销时间。 4 附则

4.1 本制度由财务部负责起草修订，经公司总经理批准后公布实施。 4.2 本制度由财务部负责组织实施，并对相关问题进行解释。

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（4）相关记录和表单

借款单

借款人 借款金额 小写： 大写： 借款事由 部门经理： 财务部： 总经理：

还款日期 借款日期

交际费申请单

申请人 招 待 事 由 部门 申请日期 预计达到 预计消费金额 实际报销金额 目的 日期 批准金额 总经理： 部门主管： 申请人：

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出差申请单

申请日期： 年 月 日

出 差人 员 职务代理 人 职务代理人 签名 需 不需 出差出差要办事项 回馈结果 结果确认 自 时间起 出差 地点 出差时间 共 日 预 时间止 批准

外购物料申请单

TO: 申请日期： FROM: 申请单编号：

序号 物料需求日期 适应客户 供货商 客户料号 物料名称 规格描述 数量 ( PCS) 不含税单价 (RMB) 金额 (RMB) 交易单价(含税) 备注： 合计(RMB) 含税合计（RMB） 财务确认： 核准： 申请人：

零星采购申请单

日期： NO.:

序 号 品 名 规 格 数量( ) 预估单价 (RMB) 金 额 (RMB) 需求日期 备注(用途) 核准： 审核： 申请人：