周例会管理制度
一、目的
为提升会议的有效性，提高各部门的工作执行力和工作效率，检查和掌握公司日常
运营/管理状态和质量，特制定本制度。
二、适用范围
本制度规定了公司（级）周例会的内容及管理要求。（部门/班组级会议可参考本制度。）
三、职责
3.1、XXXX负责：对会议室的统一管理及卫生清洁确认与保持等。
3.2、XXXX负责：公司周例会的组织、人员通知、会议记录、会议决议的跟踪与检查监
督/考核、会议记录的发放等。
3.3、XXXX负责：会议的主持、会议议题与项目的确认、决议的界定等。
3.4、XXXX负责：XXXX不在会时的临时替代/行使总经理的会议权限;以及安全、
环保、品质与生产整体运营方面的重点与关键事项的通报与处理因应等。
3.5. 各职能部门负责：参加周度例会、提报工作周报、讨论会议重要事项、执行会议决
议、因应的工作规划及改善落实等。
3.6. XXXX在行使部门职能的同时，负责在XXXXX主持会议时的会议记录与发放。
3.7. 公司周例会，参会人员为各部门主管级及以上人员；视情况需要，由主持人指定其
他相关人员可作为列席人员参会。
四、会议时间与地点
4.1、公司周例会的时间为XXX上午XX:XX；因故改期或停会，具体见XXX通知。
4.2、公司周例会的地点：公司XXXX会议室；会议地点临时变更，具体见通知。
五、会议相关要求与纪律、相关考核办法
5.1、与会人员必须如实如时，填写好《会议签到表》；记录好参会时间。
5.2、因故（临时）不能参加会议者，须向XXXX或XXXX请假并说明原因，取得允
许；未请假或请假未被批准，未出席会议的人员，记为不参加会议，单人单次乐捐
人民币40元。
5.3. 会议杜绝迟到（10:00未到会场又未请假说明，记为迟到），单人单次乐捐人民币
40元。
5.4. 会议期间，不得抽烟；违者，单人单次乐捐人民币30元。
5.5. 会议期间，手机调至震动状态（不得响铃）；手机响铃者，单人单次乐捐人民币
30元。
5.6. 因故请假不能出席会议者，必须委托部门其他人员代替参加，并主动了解会议内
容，有效执行会议决议。强调替代人员必须能够表达出委托人的汇报主要思想及
注意事项等，不得随意指派。
5.7. 参会人员，应主动有效安排好相关工作，与会期间原则上不得接听电话；确有需
要者，必须征得会议主持人的许可，离开主会场方可接听电话，并应于5分钟内
返会。
5.8. 参会人员，必须自带笔记本、笔等，做好会议原始记录；不得早退、中途离场。
5.9. 参会者在会议上要畅所欲言、各抒己见，允许持有不同的观点和保留意见；一旦
会议形成最终决议，无论个人同意与否，都应严格、认真去贯彻执行相关决议。
5.10.严守会议纪律，保守会议秘密。在决议未正式公布之前，不得私自泄露会议内
容，影响决议实施。
5.11.发言人员必须围绕问题的主题简明扼要对应说明，不得跑题、偏题。
5.12.会议期间确有需要集体讨论时，应积极发言、态度端正、就事论事。
5.13.总经办之会议记录员（或指定记录员）必须在会后2个工作日内，发放《会议记
录表》到各相关部门及人员。
六、会议原则
6.1 准备要充分：与会人须明了会议主题、预安排好本职工作、个人调整至会议状态。
6.2 主题要集中：控制会议主题在1-3个，最多不要超过6个。
6.3 人员要相关：与会人员必须了解情况、能拍板与决策，非相关人员无需参加。
6.4 时间要紧凑：最好安排会议在1-1.5小时，最长不要超过2小时并安排适当中休。
6.5 议题有结果：会议必须形成决议并记录，强力落实；没有形成决议的可另外讨论。
6.6 执行要检查：在下一次会议中，检查本次会议决议的落实情况，具体见《周例 会之会议决议跟踪检查表》。
6.7 结果要考核：没有周工作汇报的、未严格执行决议的、执行决议不到位或延期的
要处罚；及时、有效地执行会议精神与决议的要奖励。总经办每月统计一次：部
门-周例会决议事项的完成率，并对应奖励/罚处相关部门负责人50-300元不等。
6.8 会议管理整体上遵照“会而必议、议而必决、决而必行、行而必果”的结果导向
原则来执行。
七、会议内容及分类
7.1 会议按照《部门周工作汇报表》的内容与格式，就上周工作事项的完成情况、存在
问题、对应分析及改进方法、工作重要紧急度之性质等进行汇报；
再按照工作重要紧急度之性质、工作项目内容、预估效果、预完成时间、人员分工、
问题与困难以及需提供的资源等方面进行工作计划的提报。
7.2 会议内容简单分为以下四类：
情况通报——就是日常工作进行得怎么样，以及上次例会的任务完成得怎么样。
调度协调——工作中有什么困难、问题需要在会上协调解决等。
计划/任务分配——对某项任务进行分工落实、时间规划等。
问题/困难汇报——对于本部门不能解决的问题/困难进行总结和汇报。
八、会议流程与思路
8.1 整体上按照“备会——会议进程控制——决议”的流程来进行。
8.2 备会：
1. 本职、本部门的工作完成得怎么样； （情况通报）
2. 上次例会的要求落实得怎么样，存在问题及改进方法等； （情况通报）
3. 管理活动开展得怎么样； （情况通报）
4. 计划执行中，遇到什么问题，需要哪些部门配合； （问题/困难汇报、调度协调）
5. 计划落实中，人力、设备、权限上有何不足，需要什么支持； （计划/任务分配）
6. 问题/困难汇报：技术装备问题/人员配备问题/流程、规章、标准问题等等。
8.3 会议进程控制：
听取汇报——上次会议要求的落实与检查——明确、确认问题和困难的含义——解决
办法的讨论——任务分配讨论——决议；
8.4 决议：
复述决议内容——沉默视为同意——决议记录在案，下次例会检查落实的情况如何。
九、相关表格
