发表之作谨献于教我写作的汪处
预付、应付账款管理办法（试行）
中石化销售川渝分公司 刘
前言
根据多年的财务经验，笔者在《对财务岗位职责建立的完善性探讨》中对财务部的岗位职责的设置进行了一个比较翔实、完善地阐述。针对其他应收款与其他应付款、应收账款与预收账款、预付账款与应付账款等三对往来类的科目，草拟了《其他应收、应付款管理办法（试行）》、《应收、预收账款管理办法》、《预付、应付账款管理办法》供广大财务同仁们共享。一是明确这个岗位具体工作地思路，二是提供一个范本对这个岗位的具体工作内容加深印象。
本办法属于告诫性的制度（详见笔者的《教你五分写财务制度》相关内容），其主要内容均可适用于中国的大多数企业。
第一章 总则
第一条 预付、应付账款管理的基本内容
预付、应付账款是指除总公司统一调拨商品以外自行采购商品、材料、接受劳务而发生的预付的款项。
第二条 预付、应付账款核算及报表反映
按照总公司内部会计核算规定，预付、应付账款统一使用“应付账款”科目核算，会计报表仍分别单独反映。
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第三条 预付、应付账款管理目的
准确反映采购资金，规范采购资金支付程序，审核资金的支付手续，有计划申报资金、确保采购资金的安全，防止资金和资产损失。
第四条 预付、应付账款管理的基本原则
预付、应付账款管理基本原则为过程监管，及时反映资金情况。
第二章 预付、应付账款具体管理办法
第五条 商品、材料采购计划的编制
根据总公司下达的外部采购计划，业务部门结合库存情况制定外部采购计划，报总公司总经理批准下达后统一组织自采，并通知仓储、财务部门。
第六条 采购资金的支付原则
严格按照《购销合同书》约定的付款方式支付资金。 第七条 采购资金的付款及其审批程序
1、 分控公司财务部门收到采购资金拨款，支付时必须按照“三票合一”原则，即合同签定单位、单位、付款凭证上的收款单位三票合一后方可付款。
2、 预付采购资金必须签订采购合同，并经过公司主管法律事务的人员审核。原则上大宗采购（单批10万元以上）、远距离运输的采购必须签订采购合同并集中统一采购；就地采购的也必
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须由业务部门提供有关的采购关联资料，并签署付款意见。
3、 采购资金的付款审批程序：由业务部门填制预付货机款申请单，经其负责人审核后交财务部门审核，按总公司《成品油自采管理办法》中的有关规定报批后支付货款。先货后款或货款同清的，要求“两票合一”方可支付，两票指和入库验收单（提货单或计量单）。先款后货的，要及时收回，原则上当月发运的油品，次月底之前应收回全部。
4、 采购资金原则上不得转付，确需转付的必须签订合同，并在合同中注明。必须经过主管法律事务的人员签批。并由付款财务部门加盖财务专用章和行政公章，由业务经办人员、业务分管领导、财务主管采购资金人员、财务分管领导签批后进行转付。
第 财务核算
财务人员对凭证的相关原始票据：、入库单、付款通知书、合同书等进行审核后，确认票据合法、信息完整后，按照内部会计核算规范准确、真实、完整地进行账务处理，并由不相容岗位人员进行稽核。
第九条 后期管理
1、业务部门每月检查外部采购合同履行情况。按照合同约定催调，以确保资金和商品、材料的安全。
2、财务部门必须监督合同执行情况，每周书面反馈信息至业务部门，作好大宗商品、大笔款项的跟踪监督。并与业务核对预付账款余额及时作好记录并作为非会计档案保存。
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3、账务核对。财务部门按照统管分管相结合的原则组织有关人员进行对账。预付账款、应付账款每月核对一次，作好对账记录存入非会计档案，并由账务分管人员将对账结果向财务负责人汇报。
第十条 对因对方单位已解体、倒闭等原因确实不能支付的款项，应取得书面证据，或超过3年仍无法支付的款项，报上级财务部门批准后直接转入资本公积。
第十一条 预付、应付账款发生时必须逐笔落实责任人，并实行责任永久追究制。
第三章 附则
第十二条 本办法从发文之日起开始执行。 第十三条 本办法适用于XX公司。
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