Excel在事业单位固定资产管理中的应用研究
[摘 要]事业单位固定资产管理是财务管理中的一个重要组成部分。针对当前事业单位固定资产管理捆绑软件的局限性、专业管理软件与一般工作人员可操性的突出问题,运用Excel软件对事业单位固定资产管理进行了实践性探讨和研究,提出了详细的实施方法和步骤,并取得良好效果。
[关键词] Excel软件;事业单位;固定资产;管理
事业单位固定资产是指事业单位占有或者使用的单位价值在规定标准以上,使用年限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。它是事业单位开展各项业务活动的基本条件,也是事业单位赖以生存发展的物质基础。随着我国2006年《事业单位国有资产管理暂行办法》的正式实施,我国事业单位固定资产管理进入了一个全新的历史阶段[1,2]。但是在信息技术和会计电算化不断发展的今天,如何利用信息技术和相应软件,规范和强化事业单位固定资产管理,进一步提高管理效率,实现国有固定资产保值增值总体目标,是一个亟需解决的问题。
一、事业单位固定资产管理软件概况
目前在市场上能实现事业单位固定资产管理功能的软件很多、很杂。如有与财务软件捆绑在一起的管理软件,也有自成一体的专业管理软件。然而这类与财务软件捆绑在一起的管理软件,存在一定的使用局限性,很难实现固定资产数据库的共享;而那些专业管理软件价格不菲,操作专业性较强,一般的工作人员难以掌握它。Excel是大家平常工作中比较熟悉的软件,是美国Microsoft公司开发的Office办公软件的一部分[3],它具有强大的数据处理和数据分析功能,既能单独运行,也能与Office其他组件部分相互调用数据,进行数据交换,成为财务、会计和审计人员工作中不可缺少的工具软件,但在实际工作中Excel软件的强大功能没有并被多数使用者完全认识和掌握[4]。运用Excel建立数据库,实现事业单位固定资产的管理,不仅适用范围广、操作简便,而且信息传递灵活,实现了固定资产数据共享。
二、运用Excel实现事业单位固定资产管理实施步骤
现结合本单位工作实践简要介绍Excel软件在事业单位固定资产管理中的实际应用。
1.建立事业单位固定资产档案卡片
事业单位固定资产项目种类很多,日常的管理和核算工作量非常繁重,运用Excel软件来建立事业单位固定资产档案卡片来代替传统的固定资产明细账可减少财务人员繁重的工作量。事业单位固定资产档案卡片指按事业单位固定资产项目开设,用以进行固定资产明细核算的账簿。在事业单位固定资产档案卡片中,除了列明固定资产编号、类别、规格型号、数量、计量单位、启用日期、详细配置等之外,还应设置使用部门、折旧方法、保管人员、存放地点、备注等记录。具体实施过程如下:首先打开Excel软件,根据固定资产的基本信息设置出如图1所示的卡片格式。
2.制订各类固定资产明细表格
首先设定如图6所示的明细表格式。
其中“卡片编号”、“固定资产名称”、“数量”、“原值”、“开始使用日期”、“保管部门”等需填入的内容与固定资产卡片上的内容完全一致,可以使用INDEX(reference, ROW())这样的公式实现资源共享,将上面的明细表内容还原成公式形式,如图7所示。
以此类推,利用电子表格的复制功能和自动填充功能,利用拖拽的方法,将公式复制到各栏的其他行,从而进行数据的成批录入,省略了大量繁重的录入工作。根据各事业单位不同的需求,利用以上公式,还可以做出固定资产清单、固定资产总表、固定资产汇总表等一系列表格。这样运用三维地址引用生成的表格,设定好公式后,可自动计算出各类固定资产的汇总数据,并保持数据处理结果的动态更新,既快捷又准确。
三、运用Excel实现事业单位固定资产管理的优点
运用Excel软件进行固定资产管理,在备份文件、打印以及安全性等方面具有很多优点。首先,备份的文件可以在任何装有Office办公软件的计算机上打开,这样就大大方便了使用者,在没有专业软件时也能看到数据[5];其次,在打印方面,数据的字体和字号大小,行或列的宽度,可以随意调节,令整个表格整齐、美观,还能给数据定义不同的颜色,便于查阅修改;最后,在安全性方面,各类数据表格可以设置密码,在不知密码的情况下只能查看到数据,不能随意修改数据,提高了事业单位固定资产管理的安全性。
主要参考文献
[1]中华人民共和国财政部.财预字[1997]286号——事业单位会计准则(试行)[S] . 1997.
[2]中华人民共和国财政部.财预字[1997]288号——事业单位会计制度[S] . 1997.
[3]刘克胜. 浅析Excel函数在固定资产管理中的应用[J].齐鲁珠坛,2007(2):34-37.
[4]汪汉荣,景秀.用Excel实现固定资产管理[J].农业网络信息,2005(10):93-95.
[5]宋燕,刘丹. Excel 实用财务系统设计[M].北京:电子工业出版社,2007.
