办公用品及设备管理办法

第一章__ 总则

第1条 为规范办公用品及设备的采购、领取、使用、保管与维修,使之管理有序,责任明确,以便更好地服务于公司各项工作和降低办公用品及设备的使用经费,特制定本办法。

第2条 本办法适用于公司办公用品及设备的管理。所指办公用品及设备包括:文具、纸张、文件夹等文案用品,办公桌椅、档案柜等办公用具,电话、传真机、电脑、打印机、复印机等办公器具设备,电视、空调、风扇、取暖器等家电设备。

第3条 主要职责。

1.集团行政管理中心主任:审核采购预算计划;监督指导集团总部物资用品的发放、保管和使用;审批、控制物资的采购、报废,确保符合采购流程与标准。

2.集团采购主管:组织实施日常办公用品的采购及预算计划;采购总部打印机、复印机耗材等各类办公用品。

3.集团前台/后勤管理员:负责办公用品、劳保用品、厨房用品、清洁用品的采购工作,并做好采购记录;负责对各类用品的领用、发放;建立各类用品管理台账并及时更新,保证账物相符。

4.集团财务管理中心:负责审批采购计划和采购费用报销并监督采购。

第常工作中,提倡节约作风,物尽其用,不要大材小用,努力降低办公成本。

第14条 精心使用办公设备,认真遵守操作规程,使用后及时 电源,避免人为对各种设备的损害。

第15条 凡属各部门或部门内员工共同使用的办公用品和设备应指定专人负责保管,员工使用时应作借用、归还登记。

第16条 员工离职,必须在离职前向行政管理中心或区域公司办公室/综合部移交在用的办公用品,办理归还手续(指固定资产、计算机等非易耗品)。

第17条 集团信纸、信封、档案袋、名片等由行政管理中心负责印制,各部门按需领用,行政管理中心负责登记工作。各部门专用资料如需印制,由部门提出需求及样式交行政管理中心落实印制,行政管理中心印制完毕后通知相关领用并登记。

第五章__ 办公用品及设备的保养维修

第1 各部门按照设备的操作规程要求,对办公设备进行定期维护,做好清洁保养工作。

第19条 电话、传真机、电脑、打印机、复印机等办公设备出现故障或维护(加碳粉、换墨盒)时,由使用部门向行政管理中心提出维修维护申请,填写《办公设备维修申请单》(详见 2) ,由行政管理中心联合企业技术中心统一安排维修。

第20条 企业技术中心每季度定期组织对办公设备进行检查,统计办公设备使用与维修情况。

第21条 经鉴定属下列情况造成损坏或遗失的,由责任者按物品的购置价格和使用时间、新旧程度折价赔偿。(详见 3《物品损坏赔偿折价表》)。

1.人为物理损坏或使用不当;

2.私自拆装办公用品与设备;

3.安装非工作所必须的软件所引起的故障;

4.保管不善造成物品遗失的;

5.其他的人为因素造成的损坏。

第六章__ 办公用品及设备的盘点与报废处理

第22条 盘点的组织管理。由行政管理中心和财务管理中心,组织各中心、区域公司对办公用品和设备进行盘点。

第23条 盘点频度与要求。每半年盘库结算一次,要做到账账相符、账物相符。对坏账部分查明原因并追究相关人员责任。

第24条 报废处理。凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成个人在用办公设备损坏的,由使用者/保管人填写《设备报废申请单》(详见 4) ,说明原因和理由;报废手续完成后,及时办理补充新品的领用手续。

报废流程:使用者/保管人申请→责任中心主任审批→行政管理中心主任审批→财务总监审核→行政副总或总裁签批→财务管理中心进行账务处理。

第七章__ 办公用品及设备的监督控制

第25条 行政管理中心对各部门所拥有的办公用品易耗品(主要指打印耗材与印刷制品)进行统计与调查。每月10日前对上一月各中心办公用品的领用量、余量做统计分析报表,上报行政副总和总裁。

第26条 行政管理中心对各部门办公设备维修与保养做统计报表,每月上报行政副总和总裁,进一步控制设备维修费用。

第27条 各中心根据办公需求,制定本中心的月度办公用品预算,报行政管理中心,行政管理中心据此对办公用品的使用进行监督,控制办公用品经费。

第2 财务管理中心负责对办公用品与设备的购置、维修、报废等程序进行监督。企业管理中心对列属固定资产的办公用品与设备的状态及变更程序进行监督。监督审计中心负责对各部门的管理行为进行监督。

第八章__ 附则

第29条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。

第30条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。

第31条 :

(1) 办公用品领用单;

(2) 办公设备维修申请单;

⑶ 物品损坏赔偿折价表;

(4) 设备报废申请单。

网点制度